Содержание:

Приказ о предоставлении сотруднику права подписи в документах

Упростите работу с документами!

Онлайн-сервис для автоматического заполнения документов Узнать больше >>

  • Автоматическое заполнение типовых форм документов
  • Печать документов с изображением подписи и печати
  • Фирменные бланки с вашим логотипом и реквизитами
  • Выгрузка документов в форматах Excel, PDF, CSV
  • Отправление документов по email прямо из системы

Класс365 – быстрое и удобное заполнение всех первичных документов

Приказ на право подписи представляет собой документ, который дает право подписывать первичные документы от имени руководителя организации в случае, когда начальнику не представляется возможности выполнить это по каким-либо обстоятельствам.

В основном все первичные документы нуждаются в подписи начальника предприятия. Но для проведения такой процедуры не всегда есть возможность, так как за целый день может собраться множество различной документации, или же, например, руководитель предприятия в какой-то момент отсутствует. Поэтому в организациях издают приказ и назначают человека, имеющего полномочия на подписание соответствующих документов.

Данный приказ издается на определенном бланке, к которому должны быть прикреплен документ, имеющий образцы лично поставленных подписей руководителя, бухгалтера или сотрудника, которые будут наделены правом подписи документов.

(Выписывайте документы без ошибок и в 2 раза быстрее за счет автоматического заполнения документов в программе Класс365)

Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно подробнее>>

Специальная программа для малого бизнеса

Класс365 — онлайн программа для всех:

  • 50 актуальных бланков документов
  • Торговый и Складской учёт
  • CRM-система для работы с клиентами
  • Банк и Касса
  • Интеграция с интернет-магазинами
  • Встроенная почта и отправка SMS
  • Отчеты в один клик

Правила составления приказа на право подписи

Приказ на право подписи создается в произвольной форме или же на специально составленном бланке компании. На распорядительном документе обязательно должен присутствовать такой реквизит, как название организации, указанный соответственно с уставом. Название документа пишется большими буквами, после него ставится номер приказа и дата.

В данном случае тема приказа – это наделение сотрудника правом на подписание. Причина составления приказа указывается в том случае, если исполнение наложенных обязанностей предусматривается на определенное время.

В распорядительную часть следует вписать название должности, отдела, данных работника, наделяемого правом на подпись, а также срок наделения полномочиями. Нужно помнить, что право на первую подпись имеет только руководитель, а на вторую – главный бухгалтер.

Еще приказ на право подписи должен содержать список финансовых, юридических, правовых документов, на которые распространено право того или иного сотрудника на подпись.

Документ в обязательном порядке должен заверить директор компании. Специалисты, наделенные правом на подпись документов, ознакомляются с приказом через кадровых работников.

К приказу прикрепляются образцы подписи директора, главного бухгалтера и лица, наделяемого правом на подписи.

Также часто на период исполнения обязанности руководителя или бухгалтера на сотрудника составляется доверительный документ, который таким же образом как и приказ наделяет правом на подписи и действует на определенное время.

Как написать приказ о предоставлении права подписи

Руководителю фирмы каждый день приходится подписывать десятки разных бумаг – накладные, акты выполненных работ, другие первичные и финансовые документы… Но и он не вездесущ. Вдруг главе фирмы срочно понадобится куда-то уехать? Работа не должна простаивать, а значит, бумаги кто-то должен подписывать за него. Руководителю нужно лишь издать приказ о предоставлении права подписи кому-либо из своих сотрудников.

Когда без приказа не обойтись?

В делопроизводстве есть понятия первой и второй подписи. Правом первой по умолчанию обладает руководитель – он может уверенно ставить свой автограф на любых документах. Право второй есть у главного бухгалтера. Ситуация усложняется, если должности главбуха в фирме просто нет – а ведь на маленьких предприятиях часто так и бывает. Получается, что полномочия и первой, и второй очереди переходят только к руководителю. В таких случаях приказ о предоставлении права подписи на первичных документах (и не только на них) обязательно нужно издать, чтобы не вносить сумятицу в рабочий процесс.

Есть и другие причины передачи права подписи:

  • в фирму поступает очень много документов, и справиться с этой кипой одному человеку нереально (это притом, что у руководителя есть и дела поважнее);
  • предприятие работает без выходных, а сотрудники выходят на работу посменно (то есть тот же главбух может работать с понедельника по пятницу, а кто будет заниматься бумажной волокитой в субботу и воскресенье?);
  • и т. д.

Никто не заставляет руководителя делегировать право подписи на всех мыслимых документах. Но можно выделить те, расписываться на которых другие сотрудники могут без опасения «накосячить»:

  • счета-фактуры;
  • листы кассовой книги;
  • расходные и приходные ордера;
  • различные накладные;
  • некоторые договоры (в первую очередь рутинно-бытовые);
  • доверенности.

Кому передаётся право подписи?

Передать право подписи можно только своему сотруднику. Третьим лицам, не имеющим отношения к фирме, делегировать задачу подписания документов нельзя. Сотрудника можно выбрать абсолютно любого – хоть исполнительного директора, хоть толкового младшего менеджера, согласного взять на себя дополнительные обязанности и ответственность.

В приказе можно установить срок, в течение которого переданное право будет действовать. Если вы отлучаетесь на неделю-другую (например, решили наконец-то устроить себе «отпуск»), то именно этот срок и будет целесообразно указать. Если же вы хотите делегировать кому-то всю бюрократическую рутину окончательно и бесповоротно, пункт со сроками можно опустить.

Смотрите так же:  Расчет неустойки ответчиком

Правила составления приказа на право подписи

В целом такие акты оформляются так же, как приказы по основной деятельности. Все реквизиты стандартны – наименование организации, дата составления и регистрационный номер документа, его название, подпись руководителя.

Писать приказ на право подписи финансовых документов и других актов нужно на принятом для приказов по ОД бланке компании. Помните, что вы можете делегировать право первой и второй подписи как на группу актов в целом (например, на всю первичную документацию), так и на один вид документа (только на счета-фактуры, накладные и т.п.).

Состоит приказ из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части нужно кратко пояснить, для чего приказ издаётся (хорошо подойдут фразы в духе «в целях обеспечения своевременного документооборота», «в целях своевременной приёмки товара»). Впрочем, если вы проигнорируете эту «вводную», ничего страшного не случится.

В распорядительной же части необходимо указать:

  • фамилию, имя, отчество и должность лица (или лиц), которые наделяются правом подписи;
  • тип документов (или отдельные их виды), которые это лицо теперь может подписывать;
  • при необходимости – срок, на который такое право предоставляется.

Даже если вы указали, что сотрудник может подписывать вместо вас все финансовые (к примеру) документы, в приложении придётся привести их полный перечень. Ещё одно обязательное приложение – лист с образцами подписей руководителя, главбуха (если он есть в штате) и того человека, которому делегируется право. В тексте самого приказа достаточно будет отсылки к этим приложениям, расписывать всё прямо в распорядительной части не надо.

Заверить составленный акт вправе только руководитель.

Образец приказа о предоставлении права подписи можно найти здесь.

Как же в итоге будет выглядеть приказ? Давайте представим, что вам нужно разрешить своему коммерческому директору подписывать вместо вас накладные. Вы скачиваете образец приказа и заполняете его примерно так:

«В целях обеспечения своевременного выписывания накладных на последующую поставку, ПРИКАЗЫВАЮ:

  1. С 10 августа 2015 г. предоставить право подписания накладных на бумажном носителе, за руководителя и главного бухгалтера – коммерческому директору Иванову Ивану Ивановичу.
  2. Юрисконсульту Петровой Марине Петровне обеспечить оформление и выдачу доверенности на право подписи накладных лицу, указанному в п. 1 настоящего приказа, сроком действия до 15 сентября 2015 г.
  3. Ответственность за организацию своевременного оформления накладных возложить на главного бухгалтера Егорову Елену Егоровну.
  4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой».

Как видим, всё элементарно. В небольшой фирме достаточно приказа по самой простой форме (вроде того, что приведён в примере). В более крупных компаниях можно распределить отдельно права первой и второй подписи. Это делается на случай, если вдруг приключится форс-мажор, срочно потребуется подписать какой-либо важный акт, а ни руководителя, ни сотрудника с правом первой подписи не окажется на месте.

Не забывайте, что главбух априори обладает «второочередным» правом, то есть писать приказ о предоставлении права подписи главному бухгалтеру не обязательно. Опять же, этот приказ – не единственный документ, разрешающий работнику расписываться за кого-то из своих облечённых большей властью коллег. Круг полномочий любого сотрудника (включая и возможность управляться с «расписками») можно сразу определить в его должностной инструкции. Удостоверить передачу полномочий могут и доверенность или приказ о назначении на должность. Так что каждому распоряжению – своё время и место.

Образец приказа о наделении правом подписи

Право подписи первичных документов: приказ или доверенность

Согласно ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402, каждый факт хозяйственной жизни предприятия подлежит оформлению первичным учетным документом. К первичке относятся любые бумаги, касающиеся бухгалтерского и налогового учетов:

  • счета-фактуры;
  • платежные поручения;
  • акты;
  • выписки;
  • справки;
  • товарные накладные и т. д.

Обратимся к мнению Минфина России, высказанного по этому поводу в Информации от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012. Согласно ему, руководитель каждой организации должен определить перечень лиц, которым будет предоставлена возможность заверения первичных учетных документов.

Выделяют право первой и второй подписи. Первая принадлежит руководителю. Чтобы наделить таким правом, используется образец приказа о праве первой подписи. Вторая принадлежит главбуху организации. При необходимости директор предприятия определяет, кому следует делегировать заверение тех или иных бумаг. В основном оно предоставляется сотрудникам, которым по долгу службы приходится часто работать с первичкой: руководители обособленных подразделений и филиалов, работники бухгалтерии, сотрудники экономических отделов и т. д. Третьим лицам, не имеющим отношения к фирме, возможность подписания бумаг не предоставляется.

При необходимости делегировать полномочия руководитель решает, каким образом предоставить своему сотруднику право подписи. Сделать это можно двумя путями:

  • при помощи доверенности на подписание первички;
  • утверждением специального распоряжения.

Теперь разберемся, в каких случаях нужно составлять доверенность, а в каких — издавать приказ.

Уместна в тех случаях, когда бумаги подписываются не только внутри предприятия, но и в других местах. Например, при получении водителем-экспедитором груза со склада организации-партнера или при получении бухгалтером банковской выписки и т. п.

Он касается только тех лиц, которые трудятся в компании и получают право заверения строго внутрикорпоративных бумаг.

После составления указа директор должен заверить подписи работников, указанных в нем, своим автографом. Длительность действия распоряжения определяется в индивидуальном порядке: приказ на право подписи первичных документов может иметь бессрочный характер, а может составляться на конкретный срок, в зависимости от ситуации внутри фирмы.

Несмотря на то, будет ли оформлен распорядительный акт или руководитель отдаст свое предпочтение доверенности, в бланке необходимо указать:

  • персональные данные уполномоченного лица;
  • наименования бумаг, которые оно сможет подписывать;
  • в случае, если оформляется доверенность, следует дополнительно указать срок ее действия.

Порядок передачи права подписи

Наделение сотрудника данными полномочиями оформляется следующим образом.

В образец приказа о предоставлении права подписи вносятся все необходимые реквизиты:

  • номер распоряжения;
  • дата составления;
  • наименование компании;
  • населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие.

В основной части образец приказа на право подписи документов должен содержать данные сотрудника (или сотрудников, если приказ касается нескольких лиц):

  • должность;
  • Ф.И.О.;
  • список документов, которые имеет право подписывать сотрудник;
  • виза руководителя;
  • образец подписи уполномоченного лица.

С данным решением следует ознакомить сотрудника. Он должен расписаться в знак ознакомления с ним и выразить согласие с передаваемыми ему обязанностями. Поскольку унифицированной формы приказа на данный случай не существует, вы можете самостоятельно разработать бланк, ориентируясь на наши образцы, и использовать его в работе.

Смотрите так же:  Трудовой кодекс 5271

Право второй подписи главного бухгалтера на документах

Право второй подписи главного бухгалтера — достаточно ли для его предоставления желания руководителя или потребуется выполнить и другие условия? Узнайте об этом из нашей статьи.

Право второй подписи главбуха — что это такое

Право второй подписи главбуха — это полномочие на подписание определенных документов компании в условиях наличия первой подписи — руководителя или иного уполномоченного на эту процедуру сотрудника.

В настоящее время такими полномочиями главбуха может наделить только первое лицо фирмы — ее руководитель. Осуществить он это может 2 способами:

  • составить приказ, указав в нем виды документов, право подписания которых предоставляется, и срок действия делегированных полномочий;
  • оформить предоставленное главбуху право второй подписи доверенностью, прописав в ней обозначенные выше нюансы.

Как выглядят указанные распорядительные документы (на примере наделения полномочиями по подписанию счетов-фактур) — смотрите на нашем сайте:

Может ли приказ о назначении на должность главбуха автоматически наделить его правом второй подписи

В недавнем прошлом статус главбуха как одного из первых лиц компании признавался на законодательном уровне. Однозначно толковалось и право второй подписи главбуха.

К примеру, в обозначенных ниже (на сегодня уже утративших силу) нормативных актах о праве подписи главбуха говорилось, что:

  • отсутствие подписи главбуха на денежных и расчетных документах, финансовых и кредитных обязательствах лишало указанные документы своего статуса — закон запрещал принимать их к исполнению (п. 3 ст. 7 закона «О бухучете» от 21.11.1996 № 129-ФЗ);
  • право второй подписи принадлежало главбуху — такую формулировку содержал п. 7.6 инструкции Банка России от 14.09.2006 № 28-И, посвященной процедуре открытия и закрытия банковских счетов.

Никто не подвергал сомнению статус второй подписи главбуха, если был оформлен приказ о его назначении на должность.

После того как на смену закону № 129-ФЗ и инструкции № 28-И пришла пара обновленных одноименных нормативных документов (закон № 402-ФЗ и инструкция Банка России от 30.05.2014 № 153-И), о законодательно закрепленных полномочиях главбуха в проставлении подписи на документах говорить не приходится по следующим причинам:

  • из текста инструкции № 153-И исчезло упоминание о второй подписи главбуха;
  • в законе № 402-ФЗ отсутствует отдельная, посвященная главбуху, статья и фраза о запрете в приеме к исполнению документов без его подписи.

Таким образом, в настоящее время вторая подпись главбуха на документах фирмы обязательна только в том случае, если право подписи конкретных документов предоставлено отдельным приказом или доверенностью.

При назначении на должность главбуха руководитель может лишить его права подписи документов (полностью или частично) или, наоборот, наделить его этим правом.

В любом случае данные решения руководства должны быть отражены в приказе или доверенности.

С разнообразными видами доверенностей знакомьтесь с помощью размещенных на нашем сайте материалов:

Кому передается право второй подписи в отсутствие главбуха

Если руководитель право подписи документов главбуху не предоставил, то передавать кому-либо это право в отсутствие главбуха не придется.

Если же право второй подписи предоставлено главбуху и закреплено приказом или доверенностью, уход главбуха в отпуск или на больничный, отъезд в командировку или наличие иных оснований для его отсутствия требуют от руководителя дополнительных действий — необходимо издать приказ или оформить доверенность на право второй подписи другому лицу.

Находясь, к примеру, в отпуске, наделенный правом второй подписи на платежной ведомости главбух подписать этот документ не вправе. Если полномочия на подписание никому не делегированы, главбуха необходимо формально отозвать из отпуска для подписания этого документа.

Такой вывод следует из общего определения времени отдыха и «отпускных» нюансов:

  • время отдыха — это время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и которое он может использовать по своему усмотрению (ст. 106 ТК РФ);
  • период отпуска не считается рабочим временем (ст. 107 ТК РФ), за работником сохраняется только рабочее место на время отпуска и средняя зарплата;
  • проставление подписи на документах — это выполнение трудовой функции, которая подлежит оплате согласно трудовому договору.

Таким образом, при отсутствии главбуха закрепленное внутрифирменными актами право второй подписи на определенных документах необходимо делегировать другому сотруднику (финансовому директору, старшему бухгалтеру и др.).

Право второй подписи главного бухгалтера закрепляется в приказе или доверенности. Эти же документы используются, если при отсутствии главбуха право второй подписи необходимо делегировать другому сотруднику.

Приказ о праве подписи первичных документов (образец)

Приказ о праве подписи первичных документов (образец)

Главный бухгалтер и руководитель организации каждый день в своей работе сталкиваются с тем, что им необходимо подписывать большое количество различных документов: договора поставки, первичную документацию, трудовые договора или другие финансовые документы. Но что делать, если сотрудник заболел, ушел в отпуск или находится в длительной командировке? Образец приказа о праве подписи первичных документов с примером заполнения в данной статье решит такую проблему.

Варианты передачи права подписи

В соответствии с законодательными актами Российской Федерации существует понятие первой и второй подписи. Первая подпись всегда принадлежит руководителю организации, право второй подписи — финансовому директору или главному бухгалтеру фирмы. Ситуация усложняется, если первая и вторая подписи принадлежат одному и тому же человеку, когда руководитель возложил на себя обязанности бухгалтера, что часто происходит на маленьких предприятиях.

Причины, по которым руководитель может делегировать полномочия и издать приказ о праве подписи первичных документов:

  • Нахождение ответственного лица организации в отпуске, на больничном, в длительной командировке;
  • График работы организации не совпадает с графиком работы первых лиц фирмы, например, оптовый склад работает круглосуточно и без выходных, а у руководителя другой график работы;
  • Документооборот организации имеет слишком большой объем входящих и исходящих документов, справиться с таким количеством одному человеку нереально.

Оформление документов без подписи первых лиц организации невозможно. В таких случаях или при других обстоятельствах издается приказ о праве подписи первичных документов с указанием полного перечня лиц, имеющих право ставить свою подпись за руководителя компании или главного бухгалтера.

Смотрите так же:  Дарственная на садовый участок

Право первой подписи не может быть передано главному бухгалтеру или иному лицу, которому принадлежит право второй подписи на финансовых и иных документах.

Передать право подписи финансовых или других документов можно только сотруднику организации, а, так как в организации может меняться штатная расстановка, целесообразно составлять приказ ежегодно.

Стоит отметить, что данный приказ не распространяется на банковские документы, например, чековую книжку, так как право подписи ограничено кругом лиц, указанным в банковской карточке образцов подписей организации, и не может передаваться другим лицам.

Составляем приказ

Скачать приказ о праве подписи первичных документов (образец)

Приказ о праве подписи составляется на принятом для приказов официальном бланке организации.

Обязательными пунктами приказа являются:

  • ФИО сотрудников;
  • Должность лица, которому доверяется подписывать документы;
  • Срок предоставления права подписи;
  • Лист с образцами подписей доверителей и доверенных лиц.

Если у руководителя организации есть опасения, что сотрудники могут нанести фирме вред и подписать «что-то не то», составляется перечень документов. В обычной финансово-хозяйственной деятельности организации целесообразно передать право подписи за руководителя и главного бухгалтера для следующего ряда документов:

  • Акт выполненных работ;
  • Товарная накладная на отгрузку или приемку ТМЦ;
  • Счет-фактура;
  • Журнал кассира-операциониста, кассовые документы;
  • Типовые договора поставки, заключаемые с покупателями;
  • Доверенности на получение ТМЦ.

Существует распространенное заблуждение, что не стоит создавать никаких приказов, легче заказать штамп и ставить везде факсимиле, но факсимильную подпись можно использовать, если это прямо предусмотрено законодательством или соглашением сторон сделки.

При оформлении документов бухгалтерского и налогового учета организации необходимы «живые» подписи руководителя и главного бухгалтера. Налоговые службы РФ отрицательно относятся к первичным документам, в которых вместо подписи проставлен штамп «факсимиле». При оформлении счета-фактуры налоговые органы вообще отрицают возможность факсимильной подписи. Если вы хотите избежать разногласий с проверяющими налоговой службы, не стоит подписывать документы факсимильной подписью.

Образец приказа о наделении правом подписи

Право подписи первичных документов: приказ или доверенность

Согласно ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402, каждый факт хозяйственной жизни предприятия подлежит оформлению первичным учетным документом. К первичке относятся любые бумаги, касающиеся бухгалтерского и налогового учетов:

  • счета-фактуры;
  • платежные поручения;
  • акты;
  • выписки;
  • справки;
  • товарные накладные и т. д.

Обратимся к мнению Минфина России, высказанного по этому поводу в Информации от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012. Согласно ему, руководитель каждой организации должен определить перечень лиц, которым будет предоставлена возможность заверения первичных учетных документов.

Выделяют право первой и второй подписи. Первая принадлежит руководителю. Чтобы наделить таким правом, используется образец приказа о праве первой подписи. Вторая принадлежит главбуху организации. При необходимости директор предприятия определяет, кому следует делегировать заверение тех или иных бумаг. В основном оно предоставляется сотрудникам, которым по долгу службы приходится часто работать с первичкой: руководители обособленных подразделений и филиалов, работники бухгалтерии, сотрудники экономических отделов и т. д. Третьим лицам, не имеющим отношения к фирме, возможность подписания бумаг не предоставляется.

При необходимости делегировать полномочия руководитель решает, каким образом предоставить своему сотруднику право подписи. Сделать это можно двумя путями:

  • при помощи доверенности на подписание первички;
  • утверждением специального распоряжения.

Теперь разберемся, в каких случаях нужно составлять доверенность, а в каких — издавать приказ.

Уместна в тех случаях, когда бумаги подписываются не только внутри предприятия, но и в других местах. Например, при получении водителем-экспедитором груза со склада организации-партнера или при получении бухгалтером банковской выписки и т. п.

Он касается только тех лиц, которые трудятся в компании и получают право заверения строго внутрикорпоративных бумаг.

После составления указа директор должен заверить подписи работников, указанных в нем, своим автографом. Длительность действия распоряжения определяется в индивидуальном порядке: приказ на право подписи первичных документов может иметь бессрочный характер, а может составляться на конкретный срок, в зависимости от ситуации внутри фирмы.

Несмотря на то, будет ли оформлен распорядительный акт или руководитель отдаст свое предпочтение доверенности, в бланке необходимо указать:

  • персональные данные уполномоченного лица;
  • наименования бумаг, которые оно сможет подписывать;
  • в случае, если оформляется доверенность, следует дополнительно указать срок ее действия.

Порядок передачи права подписи

Наделение сотрудника данными полномочиями оформляется следующим образом.

В образец приказа о предоставлении права подписи вносятся все необходимые реквизиты:

  • номер распоряжения;
  • дата составления;
  • наименование компании;
  • населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие.

В основной части образец приказа на право подписи документов должен содержать данные сотрудника (или сотрудников, если приказ касается нескольких лиц):

  • должность;
  • Ф.И.О.;
  • список документов, которые имеет право подписывать сотрудник;
  • виза руководителя;
  • образец подписи уполномоченного лица.

С данным решением следует ознакомить сотрудника. Он должен расписаться в знак ознакомления с ним и выразить согласие с передаваемыми ему обязанностями. Поскольку унифицированной формы приказа на данный случай не существует, вы можете самостоятельно разработать бланк, ориентируясь на наши образцы, и использовать его в работе.