Приказ ФТС России от 09.07.2014 N 1331

«Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах Российской Федерации»

Документ по состоянию на август 2014 г.

В целях совершенствования организации документационного обеспечения управления и работы архива в таможенных органах Российской Федерации (далее — таможенные органы), установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности таможенных органов документов приказываю:

1. Утвердить Типовую инструкцию по делопроизводству и работе архива в таможенных органах Российской Федерации (далее — Типовая инструкция) (приложение).

2. Региональным таможенным управлениям и таможням, непосредственно подчиненным ФТС России:

до 1 января 2015 г. разработать инструкции по делопроизводству и работе архива (далее — Инструкция), не противоречащие Типовой инструкции, согласовав проекты Инструкций с Управлением делами ФТС России и соответствующим уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела или государственным (муниципальным) архивом в соответствии с предоставленными ему полномочиями;

обеспечить организацию делопроизводства и работу архива в соответствии с Инструкцией.

3. Признать утратившими силу:

приказ ФТС России от 18 октября 2004 г. N 160 «О Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах»;

приказ ФТС России от 30 марта 2007 г. N 383 «О внесении изменений в Типовую инструкцию по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (региональных таможенных управлениях, таможнях, таможенных постах), утвержденную приказом ФТС России от 18 октября 2004 г. N 160»;

приказ ФТС России от 15 ноября 2007 г. N 1412 «О внесении изменений в приказ ФТС России от 18 октября 2004 г. N 160»;

приказ ФТС России от 27 мая 2011 г. N 1095 «О внесении изменений в приказ ФТС России от 18 октября 2004 г. N 160»;

пункт 3 приказа ФТС России от 1 марта 2012 г. N 373 «Об утверждении типовых положений о подразделениях документационного обеспечения таможенных органов»;

пункт 3 приказа ФТС России от 23 августа 2012 г. N 1700 «Об утверждении типового положения об архиве таможенного органа и положения об экспертной комиссии таможенного органа»;

приказ ФТС России от 14 сентября 2012 г. N 1852 «О внесении изменения в Типовую инструкцию по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (региональных таможенных управлениях, таможнях, таможенных постах), утвержденную приказом ФТС России от 18 октября 2004 г. N 160».

Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Руководитель
действительный государственный
советник таможенной службы
Российской Федерации
А.Ю.БЕЛЬЯНИНОВ

Приложение
к приказу ФТС России
от 9 июля 2014 г. N 1331

I. Общие положения

1.1. Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах Российской Федерации (далее — Типовая инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в процессе деятельности таможенных органов Российской Федерации (далее — таможенные органы) документов, совершенствования делопроизводства, работы архивов таможенных органов и повышения их эффективности.

1.2. Таможенные органы организуют и ведут делопроизводство и работу архива на основе инструкций по делопроизводству и работе архива в региональных таможенных управлениях и таможнях, непосредственно подчиненных ФТС России (далее — Инструкция по делопроизводству и работе архива, действующая в таможенном органе), не противоречащих Типовой инструкции, а также других правовых актов и организационно-методических документов в сфере информации, документации, архивного дела.

Региональные таможенные управления и таможни, непосредственно подчиненные ФТС России, согласовывают проекты инструкций с Управлением делами ФТС России и соответствующим уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела или государственным (муниципальным) архивом в соответствии с предоставленными ему полномочиями.

1.3. Положения Типовой инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, контроль исполнения, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий.

Система электронного документооборота, применяемая в таможенных органах, должна обеспечивать выполнение требований Инструкции по делопроизводству и работе архива, действующей в таможенном органе.

1.4. Положения Типовой инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.5. Порядок работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную информацию ограниченного распространения), обращениями (предложениями, заявлениями, жалобами) граждан регулируется отдельными правовыми актами ФТС России.

1.6. Требования Типовой инструкции к работе с бухгалтерской и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.7. Ответственность за организацию делопроизводства и работу архива, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами возлагается:

в таможенных органах — на начальников таможенных органов;

в структурных подразделениях таможенного органа — на начальников структурных подразделений.

1.8. Организация, ведение, совершенствование делопроизводства на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях таможенного органа (далее — структурные подразделения) осуществляются подразделением документационного обеспечения таможенного органа (далее — подразделение документационного обеспечения ), задачи, функции и порядок работы которого устанавливаются положением о подразделении документационного обеспечения.

Под подразделением документационного обеспечения понимается отдел (отделение) документационного обеспечения регионального таможенного управления, таможни, таможенного поста (со статусом юридического лица).

1.9. Если в структуре таможенного органа не предусмотрено создание подразделения документационного обеспечения, то по решению начальника таможенного органа его основные задачи, функции и права возлагаются на отдельное должностное лицо или функциональную группу должностных лиц по направлению деятельности (далее — ответственные за ведение делопроизводства).

Непосредственное ведение делопроизводства в структурном подразделении осуществляется должностным лицом (работником) (далее — ответственный за ведение делопроизводства структурного подразделения), определенным начальником структурного подразделения. Ответственный за ведение делопроизводства структурного подразделения обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует начальника (заместителя начальника) структурного подразделения о состоянии их исполнения.

1.10. Права, обязанности и ответственность должностных лиц (работников) подразделения документационного обеспечения (ответственных за ведение делопроизводства) и ответственных за ведение делопроизводства структурных подразделений определяются должностными регламентами и должностными инструкциями.

1.11. Информация, содержащаяся в документах и проектах документов, а также принятые по ним решения до их опубликования в установленном порядке, если законодательством Российской Федерации не установлено иное, относятся к материалам, содержащим служебную информацию, используемую в соответствии с полномочиями должностных лиц (работников), работающих или знакомящихся с указанной информацией.

1.12. Передача документов, их копий территориальным органам федеральных органов исполнительной власти, органам судебной власти, органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органам местного самоуправления, общественным объединениям, учреждениям, государственным и иным предприятиям (далее — организации) осуществляется при наличии письменного запроса с разрешения начальника (заместителя начальника) таможенного органа.

1.13. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов осуществляется в установленном порядке уполномоченным структурным подразделением, а в отдельных случаях — по разрешению (указанию, поручению) начальника таможенного органа.

1.14. При уходе должностного лица (работника) в отпуск, убытии в командировку, увольнении или перемещении по службе имеющиеся у него документы по указанию начальника (заместителя начальника) структурного подразделения передаются для исполнения другому должностному лицу (работнику) через ответственного за ведение делопроизводства структурного подразделения.

1.15. Должностные лица (работники) таможенных органов обязаны знать и выполнять требования Инструкции по делопроизводству и работе архива, действующей в таможенном органе. Вновь принятые на работу должностные лица (работники) должны быть ознакомлены с положениями данной инструкции.

1.16. Должностные лица (работники) таможенных органов несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции по делопроизводству и работе архива, действующей в таможенном органе.

1.17. Внесение изменений в Инструкцию по делопроизводству и работе архива, действующую в таможенном органе, осуществляется в порядке, установленном в пункте 1.2 Типовой инструкции.

II. Основные понятия

В Типовой инструкции используются следующие основные понятия:

документирование — фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

делопроизводство — деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в таможенном органе;

документ — официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот таможенного органа;

документооборот — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

реквизит документа — обязательный элемент оформления документа;

подлинник документа — первый или единственный экземпляр документа;

копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

регистрация документа — присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, формируемых в таможенном органе, с указанием сроков их хранения;

дело — совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности таможенного органа;

экспертиза ценности документов — изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

электронный образ документа — электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

сканирование документа — получение электронного образа документа;

система электронного документооборота — информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

электронный документооборот — документооборот с применением информационной системы;

электронный документ — документ, создаваемый в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

электронная подпись — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;

информационные технологии — процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов;

информационно-телекоммуникационная сеть — технологическая система, предназначенная для передачи по линиям связи информации, доступ к которой осуществляется с использованием средств вычислительной техники;

электронное сообщение — информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети;

адресант — полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица — отправителя документа (на основании бланка документа или в соответствии с данными, указанными в обращении гражданина);

адресат — полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица — получателя документа (в соответствии с реквизитом «Адресат»);

архив таможенного органа — структурное подразделение, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов;

При невозможности создания архива таможенного органа как самостоятельного структурного подразделения в структуре подразделения документационного обеспечения по решению начальника таможенного органа основные задачи, функции и права архива возлагаются на отдельное должностное лицо или функциональную группу должностных лиц подразделения документационного обеспечения.

архивохранилище — специально оборудованное помещение для хранения архивных документов.

III. Документация таможенных органов

3.1. Деятельность таможенных органов обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией таможенных органов, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимодействия между таможенными органами, организациями.

3.2. Таможенные органы (региональные таможенные управления, таможни, а также таможенные посты со статусом юридического лица) издают правовые акты ненормативного характера (приказы, распоряжения, положения, правила, инструкции), а также иные документы в соответствии с установленной компетенцией.

Таможенные посты (в составе таможни) имеют право издавать правовые акты ненормативного характера (распоряжения, положения, правила, инструкции), а также иные документы по вопросам, отнесенным к компетенции таможенного поста.

Установленные указанными правовыми актами требования и правила могут быть отменены или изменены только путем издания новых правовых актов, обладающих равной или более высокой юридической силой. Запрещается применять в этих целях такой вид документа, как письма.

Использование в этих целях телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм допускается только в случае необходимости принятия безотлагательных мер и при условии обязательного последующего издания соответствующих актов по данному вопросу.

3.3. При подготовке документов в таможенных органах следует применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифта Times New Roman размером N 10 — N 12 (для оформления табличных материалов), N 13 — N 14 через 1 — 1,5 межстрочных интервала.

IV. Требования к оформлению документов

4.1. Бланки документов

4.1.1. Документы таможенного органа оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

4.1.2. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм).

Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Для документов постоянного хранения бланки изготавливаются на бумаге высших сортов.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги формата A4, должен иметь поля:

4.1.3. Для таможенного органа устанавливаются следующие виды бланков организационно-распорядительных документов:

общий бланк (приложение N 1);

бланк письма (приложение N 2);

бланк конкретного вида документа (приказ, распоряжение) (приложения N 3, N 4 и N 5).

4.1.4. Общий бланк (приложение N 1) используется для изготовления документов, бланки которых не установлены Типовой инструкцией, и включает в себя реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование федерального органа исполнительной власти — Федеральная таможенная служба;

наименование таможенного органа;

отметки для проставления даты и регистрационного номера документа;

место составления (издания) документа.

Если документ изготавливается на общем бланке, название вида документа вносится в свободное поле между наименованием таможенного органа и датой и регистрационным номером документа.

Бланк письма (приложение N 2) включает в себя реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование федерального органа исполнительной власти — Федеральная таможенная служба;

наименование таможенного органа;

справочные данные о таможенном органе (почтовый адрес, номера справочного телефона, телефона-факса, телетайпа, адрес электронной почты, наименование официального сайта);

отметки для проставления даты и регистрационного номера документа;

отметки для ссылки на исходящий номер и дату документа адресанта.

Бланк конкретного вида документа (приказ, распоряжение) таможенного органа, кроме таможенного поста (в составе таможни) (приложения N 3 и N 4), включает в себя реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование федерального органа исполнительной власти — Федеральная таможенная служба;

наименование таможенного органа;

отметки для проставления даты и регистрационного номера документа;

Смотрите так же:  Залог недвижимость отзывы

место составления (издания) документа.

Бланк распоряжения таможенного поста (в составе таможни) (приложение N 5) включает в себя реквизиты:

наименование федерального органа исполнительной власти — Федеральная таможенная служба;

наименование таможенного органа;

отметки для проставления даты и регистрационного номера документа;

место составления (издания) документа.

4.1.5. Бланки документов таможенных органов разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом расположении реквизиты бланка размещаются в верхнем левом углу (приложение N 2), при продольном — центрированным способом вдоль верхнего поля бланка (приложения N 1, N 3, N 4, N 5).

4.1.6. В таможенном органе применяются следующие бланки:

бланки с указанием наименования регионального таможенного управления (приложения N 1, N 2, N 3, N 4);

бланки с указанием наименования таможни (приложения N 1, N 2, N 3, N 4);

бланки с указанием наименования таможенного поста (со статусом юридического лица) (приложения N 1, N 2, N 3, N 4);

бланки с указанием наименования таможенного поста (в составе таможни) (приложение N 5).

4.1.7. Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее — гербовые бланки) изготавливаются полиграфическими или штемпельно-граверными предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне, по заказам таможенных органов.

Государственный герб Российской Федерации воспроизводится на бланках в одноцветном варианте на геральдическом щите. Реквизиты бланка имеют тот же цвет, что и герб.

Гербовые бланки документов таможенного органа подлежат учету, должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться другим организациям и лицам. На них типографским способом проставляются учетные порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Порядковый номер проставляется в нижнем поле лицевой стороны бланка.

Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в учетном журнале, в который вносятся следующие сведения:

при поступлении бланков в таможенный орган: наименование вида бланка, дата поступления, дата и номер сопроводительного документа, наименование предприятия — поставщика бланков, количество экземпляров, серия и номера бланков;

при выдаче бланков в структурные подразделения: наименование вида бланка, количество экземпляров, серия и номера бланков, наименование структурного подразделения, фамилия и инициалы получателя бланков, расписка в получении, примечание (для отметок об уничтожении (списании) бланков).

Гербовые бланки хранятся в надежно запираемых шкафах.

Уничтожение гербовых бланков осуществляется в подразделении документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства) с составлением акта об уничтожении.

Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагается на подразделение документационного обеспечения (ответственного за ведение делопроизводства). Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение гербовых бланков, назначаются правовым актом таможенного органа.

Проверка наличия, использования и хранения гербовых бланков осуществляется не реже одного раза в год комиссией, назначаемой правовым актом таможенного органа. О проверках делаются отметки в учетном журнале после последней записи. В случае обнаружения нарушений при учете, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения начальника таможенного органа.

4.1.8. Образцы бланков организационно-распорядительных документов, применяемых в таможенном органе, утверждаются правовым актом таможенного органа по представлению подразделения документационного обеспечения (ответственного за ведение делопроизводства):

образцы бланков регионального таможенного управления и подчиненных таможенных органов — начальником регионального таможенного управления;

образцы бланков таможни, непосредственно подчиненной ФТС России, и таможенных постов (в составе таможни) — начальником таможни.

4.1.9. Без использования бланков на стандартных листах бумаги формата A4 оформляются:

документы, создаваемые от имени двух или более организаций;

документы, предназначенные для использования в структурных подразделениях (докладные, служебные, объяснительные записки и т.п.).

4.1.10. Изготовление бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации с использованием средств вычислительной техники запрещается.

Изготовление бланков организационно-распорядительных документов без изображения Государственного герба Российской Федерации (с эмблемой таможенного органа) до пускается средствами оперативной полиграфии или с использованием средств вычислительной техники по согласованию с подразделением документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства). Эмблема таможенного органа помещается на верхнем поле бланков документов и располагается над серединой реквизита «Наименование таможенного органа».

Бланки, изготовленные средствами оперативной полиграфии или с использованием средств вычислительной техники, учету не подлежат.

4.2. Состав реквизитов документов

Документы таможенного органа должны иметь установленный состав реквизитов и порядок их расположения:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование таможенного органа;

справочные данные о таможенном органе;

место составления (издания) документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

наименование либо аннотация документа;

отметка о наличии приложений;

подпись должностного лица;

отметка о заверении копии;

отметка об исполнителе;

указания по исполнению документа;

отметка о контроле документа;

отметка об исполнении документа;

отметка о поступлении документа;

отметка о конфиденциальности.

Схемы расположения реквизитов документов приведены в приложении N 6.

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

Кроме перечисленных реквизитов при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметки «Срочно», «Оперативно», «Подлежит возврату» и другие.

4.3. Правила оформления реквизитов документов

4.3.1. Государственный герб Российской Федерации

Изображение Государственного герба Российской Федерации помещается на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52 (ч. I), ст. 5021; 2002, N 28, ст. 2780; 2003, N 27 (ч. I), ст. 2696; 2009, N 46, ст. 5417; 2011, N 1, ст. 1; 2013, N 30 (ч. I), ст. 4022).

На бланках документов таможенного органа Государственный герб Российской Федерации изображается на геральдическом щите, изображение герба помещается на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитом «Наименование таможенного органа».

4.3.2. Наименование таможенного органа

Наименование таможенного органа, являющегося автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в его учредительных документах (положение и приказ о создании или образовании).

Над наименованием таможенного органа указывается наименование вышестоящего таможенного органа (приложения N 1, N 2, N 3, N 4 и N 5).

Наименование структурного подразделения указывается только на внутренних документах (докладные, служебные записки и другие документы), оформленных не на бланках.

4.3.3. Справочные данные о таможенном органе

Справочные данные о таможенном органе включают в себя: почтовый адрес, номера справочного телефона, телефона-факса, телетайпа, адрес электронной почты, наименование официального сайта.

4.3.4. Вид документа

Наименование вида издаваемого документа (приказ, распоряжение, инструкция, протокол, акт, контракт и другие) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа и обуславливается особенностями изложения и построения текста.

На бланке письма наименование вида и разновидности документа не указывается.

4.3.5. Место составления (издания) документа

Место составления или издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование таможенного органа» и «Справочные данные о таможенном органе». Данный реквизит проставляется в общих бланках и бланках конкретных видов документов, кроме письма, в котором эти сведения помещаются в реквизите «Справочные данные о таможенном органе».

Место составления или издания указывается с учетом принятого административно-территориального деления и включает в себя только общепринятые сокращения.

Москва, г. Тверь, г. Химки Московской обл., пос. Краскино Приморского края.

Перед городами Москва, Санкт-Петербург, Севастополь буква «г.» не ставится.

Место составления или издания документа не указывается, если оно входит в состав наименования таможенного органа, например: Владивостокская таможня, Хабаровский таможенный пост.

4.3.6. Дата документа

Датой документа является дата его подписания (приказ, распоряжение, письмо, докладная, служебная записки, акт и другие) или события, зафиксированного в документе (протокол). Для утверждаемого документа (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и другие) — дата утверждения.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Документы, изданные совместно двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату — дату более поздней подписи.

Документ вступает в силу с момента его подписания, если в тексте или законодательством Российской Федерации не предусмотрена другая дата.

Даты подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляются арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами; например: 16.05.2014. Если порядковый номер числа или месяца состоит из одной цифры, то перед ними проставляется ноль, например: 01.06.2014. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например, 1 декабря 2014 г.

Место проставления даты на документе зависит от вида бланка и вида документа.

4.3.7. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, перед которым проставляется индекс дела по номенклатуре дел. Индекс дела не проставляется в регистрационных номерах приказов, распоряжений, протоколов, актов.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания.

Порядковые номера в пределах каждого вида документа присваиваются с начала календарного года.

Место проставления регистрационного номера зависит от вида бланка и вида документа.

Регистрационный номер документа (кроме письма), изданного таможенным органом совместно с другими организациями, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров документа, присвоенных организациями — авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей порядку их наименований в заголовочной части документа.

На подписанных совместных письмах проставляются даты и номера, присвоенные документам в каждом таможенном органе, организации.

4.3.8. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа адресанта включается в состав реквизитов бланка письма и проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа адресанта используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письма, докладные или служебные записки), и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от вспомогательной, справочной информации.

Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, таможенные органы и учреждения, находящиеся в ведении ФТС России, должностные или физические лица.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже, например:

При адресовании документа конкретному должностному лицу наименования организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже, а должность и фамилия — в дательном, например:

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:

При адресовании документов должностным лицам таможенных органов, органов Минобороны России, правоохранительных органов после должности указывают звание (специальное, воинское), например:

При адресовании документа в несколько региональных таможенных управлений, таможен, таможенных постов, организаций или в несколько структурных подразделений их указывают обобщенно, например:

В этом случае составляется указатель рассылки.

Если документ содержит не более четырех адресатов, печатается четыре экземпляра (подлинника) документа (каждый экземпляр оформляется на отдельном бланке), слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают, например:

Все экземпляры документа должны быть подписаны.

При адресовании документа в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

При адресовании документа физическому лицу указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу — после фамилии.

В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

В состав реквизита «Адресат» входит почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1556) (далее — Правила оказания услуг почтовой связи). В соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи определен следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и других почтовых отправлениях (это положение распространяется на написание почтового адреса в документе в реквизитах «Справочные данные о таможенном органе» и «Адресат»):

наименование адресата (для юридических лиц — полное или краткое наименование; для гражданина — фамилия, имя, отчество);

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

название республики, края, области, автономного округа (области);

название страны (для международных почтовых отправлений);

В такой же последовательности производится написание адреса отправителя на конверте.

Адрес адресата пишется в правой нижней части почтового отправления, а адрес отправителя (адресанта) — в левой верхней части. Адрес пишется четко и без исправлений, в нем не должно быть знаков, не относящихся к адресу, и сокращенных названий.

Почтовый адрес не указывается на документах, направляемых в ФТС России и постоянным корреспондентам, в том числе таможенным органам и учреждениям, находящимся в ведении ФТС России (в этих случаях применяются конверты с заранее напечатанными адресами).

4.3.10. Наименование либо аннотация документа

Наименование (аннотация) документа — краткое содержание (заголовок к тексту) документа — составляется ко всем документам.

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок должен отвечать на вопросы «о чем?» («о ком?») или «чего?» («кого?»).

Приказ (о чем?) «Об утверждении Инструкции по делопроизводству и работе архива в Центральном таможенном управлении»;

Письмо (о чем?) «Об оказании консультативной помощи»;

Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка;

Должностная инструкция (кого?) начальника таможни.

Заголовок содержит две основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например: «О подготовке проекта договора».

Для заголовка в письмах следует использовать словесную конструкцию с предлогом «О» («Об») и отглагольным существительным, отвечающим на вопрос о чем?, например: «Об изменении. «, «Об исполнении. «, «О выделении. «, «О пересмотре. «.

Заголовок составляет исполнитель проекта документа.

Заголовок к тексту может занимать 4 — 5 строк по 28 — 30 знаков в строке. В проектах правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрированным способом. Точка в конце заголовка не ставится.

4.3.11. Текст документа

Текст документа несет основное смысловое содержание документа — управленческое действие, решение и т.д.

Тексты документов составляют на русском языке.

Смотрите так же:  Земельный налог республики коми

Текст документа излагается с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.

Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию.

Содержание текста документа увязывается с ранее изданными по данному вопросу документами.

Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связного текста или соединения этих структур.

Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях, решениях и применяется при подготовке уставов, положений, правил, инструкций, приказов, распоряжений, протоколов, актов, договоров, контрактов, соглашений, докладных записок, писем, справок и т.д.

Связный текст документа, как правило, состоит из двух частей.

В первой (констатирующей) части указываются причины, цели, основания создания документа. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными правовыми актами или другими документами по данному вопросу. В тексте документа, подготовленного на основании или в развитие документов ФТС России, других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: наименование вида документа, наименование организации — автора документа, дата документа, его регистрационный номер, заголовок документа, заключенный в кавычки; например:

«В соответствии с приказом ФТС России от 26 сентября 2012 г. N 1926 «Об утверждении перечня типовых структурных подразделений таможенных органов Российской Федерации» . «.

Во второй (заключительной) части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть. Например, приказы — распорядительную часть без констатирующей (как правило, приказы по личному составу); письма — просьбу без пояснения; справки, докладные записки — оценку фактов, выводы.

Если связный текст содержит несколько поручений, решений, выводов и т.д., то он разбивается на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками.

Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки), которые пишутся с прописной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой.

При подготовке документов по однотипным (повторяющимся) ситуациям (приказы по личному составу, договоры, контракты, акты, сопроводительные и гарантийные письма, претензии, заявки, заключения и т.д.) используются унифицированные тексты.

В тексте документа не допускается использование сокращений без их разъяснения в тексте, кроме общепринятых.

В тексте документа должны употребляться только официальные наименования федеральных органов исполнительной власти, иных органов (организаций), таможенных органов, учреждений, находящихся в ведении ФТС России, и структурных подразделений таможенного органа.

При употреблении сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти необходимо руководствоваться Перечнем полных и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти, утвержденным совместным распоряжением Администрации Президента Российской Федерации и Аппарата Правительства Российской Федерации от 16 июля 2008 г. N 943/788 («Российская газета» от 1 августа 2008 г. N 163).

В распорядительных документах, издаваемых на принципах единоначалия (приказ, распоряжение), а также документах, адресованных начальнику (заместителю начальника) таможенного органа, текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных распорядительных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

В протоколах текст излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «решили»). Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.

В письмах используют следующие формы изложения:

от третьего лица единственного числа («Центральное таможенное управление не возражает», «Владивостокская таможня считает возможным»);

от первого лица множественного числа («просим предоставить», «направляем на рассмотрение»);

от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу направить»).

Допускается начинать текст с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрированным способом. Например:

Уважаемый Николай Петрович!

В документах, устанавливающих права и функции структурных подразделений (инструкция, положение, правила), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «комиссия установила»).

Анкета — это форма представления текста документа, в котором характеризуется один объект по ряду признаков. Форма анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации в организационно-распорядительных, финансовых и других документах.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете», «были», «находились» и т.п.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Таблица — форма представления текста документа, в котором характеризуются несколько объектов по ряду признаков. Табличные тексты применяются в отчетно-статистических, бухгалтерских, организационно-распорядительных документах (структура и штатная численность, штатное расписание, план работы, перечень) и других документах.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих граф. Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки — со строчных, если они составляют одно целое с заголовками, т.е. поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются.

Если повторяющийся в разных строках графы таблицы текст состоит из одного слова, то его после первого написания допускается заменять кавычками; если из двух и более слов, то при первом повторении его заменяют словами «То же», а далее — кавычками. Ставить кавычки вместо повторяющихся цифр, марок, знаков, математических и химических символов не допускается. Если цифровые или иные данные в какой-либо строке таблицы не приводят, то в ней ставят прочерк.

Допускается применять размер шрифта в таблице меньший, чем в тексте.

Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля без слова «страница» («стр.») и знаков препинания.

4.3.12. Отметка о наличии приложений

Приложения к документу могут быть трех видов:

приложения, утверждаемые или вводимые в действие соответствующими распорядительными документами (приказы, распоряжения);

приложения, поясняющие или дополняющие содержание основного документа;

приложения, являющиеся самостоятельными документами, направляемые сопроводительным письмом.

Приложения оформляются на стандартных листах бумаги формата A4 и должны иметь все необходимые для документа реквизиты (наименование вида документа, заголовок, подпись начальника (заместителя начальника) таможенного органа либо начальника структурного подразделения — исполнителя документа, дата, отметка о согласовании).

В приложении к организационно-распорядительному документу (приказ, распоряжение, положение, правила, инструкция, решение и т.п.) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение N» с указанием порядкового номера, наименования организационно-распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, которые выравнивают по левому полю, например:

Наличие приложений в приказе, распоряжении, положении, правилах, инструкции указывается только в тексте.

Особенности оформления приложений к приказам, распоряжениям, положениям, правилам, инструкциям изложены в разделе V Типовой инструкции.

В других видах документов отметка о наличии приложений располагается под текстом, печатается от начала поля и может быть оформлена двумя способами:

отметку о наличии приложения, названного в тексте документа, оформляют следующим образом:

Приложение: на 4 л. в 1 экз.

если документ имеет приложение, не названное в тексте, дается его наименование с указанием количества листов и количества экземпляров; при наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются арабскими цифрами, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров, например:

Если приложение, в свою очередь, также имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом:

Приложение: Договор от 30 мая 2014 г. N 24 и приложения к нему, всего на 11 л.

Если приложения к документу сброшюрованы, то число листов не указывают:

Приложение: в 2 экз.

Приложение: Методические рекомендации в 2 экз.

При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а в самом документе после текста указывается:

Приложение: согласно описи на 5 л.

Если документ направляется в несколько адресов, а приложение только в один адрес, отметка о приложении имеет вид:

Приложение: на 4 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Если приложение к документу содержится на носителе информации, представленной в электронно-цифровой форме, то в отметке о наличии приложений указываются наименование носителя информации и количество штук, например:

Приложение: диск CD-R — 1 шт. только в адрес.

4.3.13. Гриф согласования

Согласование проекта документа с другими организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования (внешнее согласование). Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.

Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), при необходимости — указание звания (специального, воинского), личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату согласования, например:

Директор государственного архива

Если согласование осуществляется письмом, протоколом, решением, актом, гриф согласования оформляется следующим образом:

Решение заседания Правления

Российской Государственной страховой

от 07.07.2013 N 12

Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем поле документа на лицевой стороне.

Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне, при большом количестве — их размещают, как правило, двумя вертикальными рядами.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На основном документе делается отметка «Лист согласования прилагается».

Согласование в зависимости от содержания документа осуществляется:

с вышестоящими органами в случаях, когда законодательством Российской Федерации предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов;

с организациями, интересы которых затрагивает содержание документа;

с органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (пожарный, санитарный, экологический и т.п.);

при необходимости — с общественными организациями.

Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Согласование проекта документа с должностными лицами таможенного органа оформляется визой (внутреннее согласование).

Виза включает в себя подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату визирования; при необходимости — должность визирующего; например:

Начальник структурного подразделения

Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа исполнителем, подготовившим проект документа, и начальниками структурного подразделения — исполнителя документа и структурных подразделений — соисполнителей; заинтересованными в документе должностными лицами; ответственными лицами правовой и финансово-бухгалтерской служб, если вопросы, затрагиваемые в документе, касаются правовых норм и финансовых вопросов; заместителем начальника таможенного органа, курирующим структурное подразделение — исполнителя документа, и начальником подразделения документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства).

Под правовой службой понимается правовая служба регионального таможенного управления, правовое подразделение таможни и таможенного поста (со статусом юридического лица).

Под финансово-бухгалтерской службой понимается финансово-бухгалтерская служба регионального таможенного управления, подразделение бухгалтерского учета и финансового мониторинга таможни и таможенного поста (со статусом юридического лица).

При оформлении отдельных видов документов (должностных инструкций, должностных регламентов, номенклатур дел и других) допускается оформление внутреннего согласования в виде грифа согласования, например:

Начальник структурного подразделения

Протокол ЭК Центрального

от 23.12.2013 N 6

Отказ в визировании проекта документа не допускается.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа излагаются в виде точно сформулированного пункта или мотивированного предложения на отдельном листе и прилагаются к документу, а виза оформляется следующим образом: «Замечания прилагаются», личная подпись с расшифровкой подписи, дата. Например:

Начальник структурного подразделения

В случае когда замечания структурным подразделением — исполнителем документа не принимаются, все замечания рассматриваются заместителем начальника таможенного органа, курирующим данный вопрос, для принятия решения. Если заместителем начальника таможенного органа решение не принято, то замечания представляются для рассмотрения начальнику таможенного органа.

Если в процессе визирования в проект документа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному согласованию (визированию). Повторного визирования не требуется, если правки носят редакционный характер (устранены орфографические и стилистические ошибки).

Допускается полистное визирование документов и приложений к ним начальниками соответствующих структурных подразделений.

Визирование приказов, распоряжений, положений, правил, инструкций осуществляется на листе согласования, который является оборотной стороной последнего листа текста документа (приложение N 7). Особенности визирования проектов приказов (распоряжений) отражены в подпункте 5.1.4 Типовой инструкции.

Письма, телеграммы и другие исходящие документы визируются на лицевой стороне последнего листа (после реквизита «Подпись должностного лица») экземпляра, остающегося в таможенном органе (далее — визовый экземпляр).

На докладных, служебных записках и других организационных документах визы проставляются на визовом экземпляре на лицевой стороне последнего листа документа под реквизитом «Подпись должностного лица» ближе к нижнему полю.

В случае, если документы (письма, докладные или служебные записки и другие) направляются адресатам с использованием системы электронного документооборота, то визирование осуществляется на оборотной стороне подлинника документа, остающегося в делах таможенного органа (структурного подразделения).

Подразделение документационного обеспечения (ответственный за ведение делопроизводства) проверяет наличие виз согласно указаниям по исполнению документа.

Лица, завизировавшие документ, несут ответственность за содержание текста — каждый в пределах своей компетенции.

Исполнитель, подготовивший проект документа, несет ответственность за соблюдение установленного порядка его согласования (визирования).

4.3.15. Подпись должностного лица

В состав реквизита «Подпись должностного лица» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное — если документ оформлен не на бланке, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке); указание специального звания должностного лица, подписавшего документ; личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Специальное звание должностного лица, подписавшего документ, указывается, если документ направляется в таможенные органы, органы Минобороны России, правоохранительные органы, а также на приказах и распоряжениях.

Реквизит «Подпись должностного лица» располагается под текстом документа или отметкой о наличии приложения и оформляется следующим образом:

на документе, подготовленном на бланке письма и направляемом в таможенные органы, органы Минобороны России, правоохранительные органы:

на документе, подготовленном на бланке письма и направляемом в организации и гражданам:

на документе, разработанном совместно с органами Минобороны России, правоохранительными органами и оформленном не на бланке:

на документе, разработанном совместно с другими организациями и оформленном не на бланке:

При подписании документа, оформленного на бланке, несколькими должностными лицами таможенного органа их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Смотрите так же:  Енвд патент с 2019

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные организации, подписи располагают на одном уровне, при большом количестве — их размещают, как правило, двумя вертикальными рядами, например:

Документы коллегиальных органов (коллегии, совета и других) подписываются председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем, например:

В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением; например:

При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего начальника таможенного органа (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:

Не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

Правовые акты таможенного органа (приказы, распоряжения и другие) подписывает начальник таможенного органа (либо лицо, исполняющее его обязанности).

Заместители начальника таможенного органа подписывают правовые акты по отдельным вопросам деятельности таможенного органа в случае предоставления им соответствующих полномочий и в соответствии с распределением обязанностей между начальником таможенного органа и его заместителями (далее — распределение обязанностей).

Документы, направляемые таможенным органом руководству ФТС России, подписываются начальником таможенного органа, а в его отсутствие — заместителем начальника таможенного органа, исполняющим его обязанности.

Документы, направляемые таможенным органом в структурные подразделения ФТС России и сторонним организациям, подписываются начальником таможенного органа или его заместителями в соответствии с их компетенцией.

Начальником таможенного поста (в составе таможни) или лицом, его замещающим, подписываются распоряжения и другие документы по вопросам, отнесенным к компетенции таможенного поста.

Документы таможенного органа могут быть подписаны другими должностными лицами таможенного органа, если данные полномочия закреплены в законодательных и иных правовых актах Российской Федерации, а также в правовых актах ФТС России.

Штампы с факсимильным воспроизведением подписи (факсимиле) допускается использовать только при подготовке поздравительных, приветственных и других подобных документов.

4.3.16. Гриф утверждения

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом (приказ, распоряжение, протокол, решение).

При утверждении документов, направляемых в таможенные органы, органы Минобороны России, правоохранительные органы, гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности должностного лица, утверждающего документ, указания специального звания, личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты утверждения, например:

При утверждении документа, направляемого иным организациям, специальное звание не указывается, например:

При утверждении документа другим специально издаваемым документом (приказ, распоряжение, протокол, решение) гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН) (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово УТВЕРЖДЕНО согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа.

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению в таможенном органе, приведен в приложении N 8.

4.3.17. Оттиск печати

Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, иными нормативными правовыми актами ФТС России.

На документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми операциями, подлинность подписи должностного лица (работника) таможенного органа заверяется печатью с изображением Государственного герба Российской Федерации.

Примерный перечень документов, на которые ставится оттиск печати, приведен в приложении N 9.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП» или иным образом.

Простые круглые печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам.

Следует удостоверять простой круглой печатью (без изображения государственной символики) (приложение N 10):

реквизит «Отметка о заверении копии», оформленный на копии документа, направляемой в другие организации, или при выдаче ее на руки физическим лицам;

в отдельных случаях ксерокопии приказов и распоряжений, рассылаемых таможенным органам и сторонним организациям;

в случаях, предусмотренных правовыми актами ФТС России.

Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал окончание наименования должности лица, подписавшего документ. Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.

4.3.18. Отметка о заверении копии

Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется реквизит «Отметка о заверении копии», включающий: указание о месте нахождения подлинника документа, слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию). Для многостраничных копий или выписок из документа отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов: «Всего в копии ___ л.».

Подлинник документа находится в деле Сибирского таможенного управления N 01-15 за 2010 г.

Всего в копии ___ л. (для многостраничных копий или выписок из документа)

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются и, как правило, прошиваются.

Допускается заверять каждый лист многостраничной копии документа.

Таможенный орган может заверить копии только тех документов, которые создаются в самом таможенном органе.

4.3.19. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа подлинника документа и печатается шрифтом N 12 или N 14.

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, номер его телефона. Например:

На документе, подготовленном по поручению начальника таможенного органа группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

На приказах, распоряжениях отметка об исполнителе проставляется в обязательном порядке.

4.3.20. Указания по исполнению документа

Указание по исполнению документа оформляется непосредственно на документе (на свободном от текста месте), на отдельном листе, на бланке указания по исполнению документа или в электронном виде путем заполнения поля соответствующей электронной формы с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому указание относится.

Указание по исполнению документа оформляется соответствующим должностным лицом и включает: фамилии, инициалы исполнителей, содержание принятого им решения (поручения), срок исполнения, подпись, дату.

Прошу подготовить проект договора

В случаях, когда поручение дается нескольким исполнителям, основным исполнителем является должностное лицо, указанное в поручении первым, если не оговорено иное. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде указаний по исполнению лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в указаниях по исполнению документа указывается исполнитель, проставляются подпись автора указаний по исполнению документа, дата.

4.3.21. Отметка о контроле документа

Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения в целях обеспечения выполнения установленных сроков согласно указанию по исполнению документа или типовых сроков исполнения. Ее обозначают буквой «К» или с помощью штампа «Контроль» (приложение N 10) и проставляют, как правило, в верхнем правом углу первого листа документа.

4.3.22. Отметка об исполнении документа

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Разъяснено по телефону (номер телефона,

фамилия, инициалы абонента и при необходимости должность).

Письменного ответа не требуется.

Издан приказ от 08.04.2013 N 51

«О назначении ответственных лиц. «

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется начальником (заместителем начальника) структурного подразделения, в котором исполнен документ, или исполнителем документа, а в отдельных случаях — начальником (заместителем начальника) таможенного органа, курирующим структурное подразделение — исполнитель.

При оформлении отметки об исполнении документа и направлении его в дело может использоваться штамп (приложение N 10).

4.3.23. Отметка о поступлении документа

Отметка о поступлении документа в таможенный орган проставляется в нижней части лицевой стороны первого листа документа в виде штампа (приложение N 10), который содержит наименование таможенного органа — получателя документа, количество листов основного документа, количество приложений, общее количество листов приложения (например: 3 л. + 2 + 12 л.), кроме сброшюрованных приложений, очередной порядковый номер, дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты).

На документе, учитываемом по реестру, в штампе проставляются количество листов основного документа, количество приложений, общее количество листов приложения (кроме сброшюрованных приложений) и дата поступления.

Штамп может формироваться с использованием системы электронного документооборота.

4.3.24. Отметка о конфиденциальности

Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации . В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти и уполномоченном органе управления использованием атомной энергии, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30 (ч. II), ст. 3165; 2012, N 31, ст. 4368), отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию ограниченного распространения, относимую к служебной тайне, имеет вид «Для служебного пользования».

Виды конфиденциальной информации установлены Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. N 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 10, ст. 1127; 2005, N 39, ст. 3925).

Отметка о конфиденциальности свидетельствует об особом характере информации, ограничивающей круг пользователей документа.

Отметка о конфиденциальности проставляется без кавычек в правом верхнем углу первого листа документа. Отметка дополняется указанием номера экземпляра документа, который печатается через 1 межстрочный интервал и центрируется по отношению к ней, например:

4.4. Требования к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств

Печатание документов осуществляется с использованием компьютерной и оргтехники.

При выборе типа печатающего устройства необходимо учитывать задачу последующей сохранности текстов документов.

Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица (работники) таможенного органа, пишутся от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.).

Для печатания документов используются бланки установленной формы или стандартные листы бумаги формата A4. Текст печатается шрифтом N 14 через 1 — 1,5 межстрочных интервала.

Тексты документов, не превышающие семи строк, печатаются на листе формата A5 (148 x 210 мм). Текст печатается шрифтом N 14 через 1 межстрочный интервал.

Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, печатаются через 2 межстрочных интервала.

Текст должен быть напечатан аккуратно, без ошибок, пропусков, помарок и правильно расположен.

Реквизиты документа отделяются друг от друга 2 — 4 межстрочными интервалами.

Реквизиты документа (кроме текста документа), состоящие из нескольких строк («Наименование (аннотация) документа», «Подпись должностного лица» и другие), печатаются через 1 межстрочный интервал.

Наименование должности, специальное звание в реквизите «Подпись должностного лица» выравниваются по левому полю; расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности или специального звания и ограничивается правым полем.

Примеры оформления реквизита «Адресат» изложены в подпункте 4.3.9 Типовой инструкции.

Наименование вида документа печатается прописными буквами.

Слова «Примечание», «Приложение», «Основание» печатаются строчными буквами, кроме начальных букв.

Слова УТВЕРЖДАЮ, СОГЛАСОВАНО печатаются прописными буквами и отделяются от последующих строк реквизита 1,5 — 2 межстрочными интервалами (остальные строки реквизита печатаются через 1 межстрочный интервал).

При печатании документов при помощи компьютерной и оргтехники следует соблюдать отступ от левой границы текстового поля:

0 см — для печатания реквизитов «Наименование (аннотация) документа» (в правовых актах — центрируется), «Текст документа» (без абзацев), «Отметка о наличии приложений», «Отметка об исполнителе», «Отметка об исполнении документа», наименования должности в реквизитах «Подпись должностного лица», «Гриф согласования», заверительной надписи «Верно», слов СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, а также слова ПРИКАЗЫВАЮ (если содержание документа содержит только распорядительную часть);

1,25 см — для начала абзаца в тексте.

Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» печатаются при нулевом отступе от левого поля, а относящийся к ним текст — через 1 межстрочный интервал.

При наличии в тексте документа ссылки на сноску она оформляется цифрой или звездочкой: * или 1). Текст сноски печатается шрифтом N 12 через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или в конце документа под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка. На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

При наличии нескольких грифов утверждения они располагаются, как правило, на одном уровне двумя вертикальными рядами. Первый ряд — начиная от левой границы текстового поля, второй должен печататься так, чтобы не заходил за границы правого поля.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа без слова «страница» («стр.») и знаков препинания.

4.5. Копирование (тиражирование) документов

Прием и движение заказов на копировально-множительные работы, проводимые в подразделении документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства), осуществляются на основании: