Как оформить сопроводительное письмо к договору

Образец документа

Уточняющий текст выступает в виде элемента официального делового этикета. Грамотно составленное сопроводительное письмо позволит партнерам понять позицию отправителя и принять верное решение. Образец сопроводительного письма к договору на подпись деловым партнерам может быть оформлен следующим образом:

Как правило, в уточняющем тексте содержатся сведения по существу. Направляемые документы бывают сложны по своим формулировкам и значительны по объему — при современном темпе жизни возможность читать и вникать в суть остается только у профильных специалистов, у руководства, как правило, на это времени нет. Поэтому очень важно максимально четко, ясно и корректно изложить в сопроводительном документе весь смысл своего обращения, чтобы первое лицо компании смогло понять суть пересылаемого пакета документов и направить его в нужное подразделение для рассмотрения и принятия решения.

Например, сопроводительное письмо к дополнительному соглашению к договору может содержать сведения о вносимых в договор изменениях, дате составления и вступления дополнительного соглашения в силу, а также подтверждение неизменности прочих договорных условий.

Структура документа

Письмо пишется на фирменном бланке предприятия и имеет следующие реквизиты:

адресат (кому направляется, ФИО руководителя и наименование предприятия) — здесь важно не допустить ошибок (как это ни печально, но в фамилиях или инициалах первых лиц допускается 90% ошибок… Что будет с этим документом дальше, представить достаточно просто: оно, скорее всего, пойдет в корзину, если только адресат не заинтересован персонально в его получении);

обращение — это обращение к первому лицу по имени и отчеству, дополненное прилагательным “уважаемый” (здесь есть нюанс: если обращение «уважаемый» стоит перед текстом, то подписывать его «с уважением» не принято — либо до, либо после);

«тело» — здесь излагается суть обращения. Принцип написания — не более 30 секунд на прочтение, для того чтобы руководитель вник в существо написанного и принял решение. Например, сопроводительное письмо о направлении договора на подписание будет иметь следующий текст: «Направляю для рассмотрения и принятия решения по существу проект договора (указывается суть), текст которого был согласован (указать где, когда и кем)». Этих сведений вполне достаточно, чтобы руководитель вспомнил, о чем вообще идет речь;

подпись — подписывает уточняющий текст руководитель: не принято, чтобы начальник подразделения обращался напрямую к первому лицу другой организации, минуя свое руководство;

данные исполнителя — нужны для связи исполнителей между собой для решения технических вопросов либо для предъявления претензий конкретным работникам (в случае ошибок).

Кроме указанных реквизитов в уточняющий текст добавляют исходящий номер и дату, а также список приложений с указанием количества листов.

Образец сопроводительного письма к договору

Когда и зачем составляется сопровождение

Правила деловой переписки предусматривают обмен документами с партнерами по электронной почте или с курьером, часто — договорами, которые требуется подписать. В такой ситуации к отправлению принято прикладывать сопроводительное письмо, в котором не только перечисляются направленные бумаги, но и поясняется, какие действия ожидаются от получателя. Например, сопроводительное письмо к дополнительному соглашению к договору или просто к договору, который нужно подписать и вернуть отправителю. Важно помнить, что закон не устанавливает требований составлять сопроводительные бумаги, но мы рекомендуем всегда делать это, поскольку они помогают избежать неточностей и возможного недопонимания.

Можно выделить две основные функции сопроводительного письма (или, как его часто называют между собой сотрудники, «сопроводиловки»):

  • опись направленных документов (если договор, то его название, на скольких листах он составлен, сколько копий);
  • указания к действию (например, подписать договор и вернуть одну из копий отправителю).

Поскольку текст сопроводительных бумаг включает опись, рекомендуется составлять их в двух экземплярах: один получатель оставляет себе, а на втором расписывается в получении и возвращает отправителю. После этого сопроводительное письмо нужно зарегистрировать и хранить, как любую важную корреспонденцию. Такой подход помогает решить множество спорных ситуаций.

Для бухгалтерии факт отправки несет только информативный характер в части составления планов доходов и расходов. Отражение фактов хозяйственной деятельности на основании такой бумаги не производится.

Структура сопроводительного письма

Поскольку оно не является обязательным, то и требований к оформлению и содержание нормативно не установлено. Но следует помнить, что в 2019 году правила оформления писем подпадают под действие стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 от 03.03.2003 года. Можно составить такую структуру:

  1. Шапка.
  2. Номер и дата.
  3. Обращение.
  4. Текст.
  5. Приложение.
  6. Подписи и печать.

Разберем некоторые из них подробнее.

Как правило переписка бюджетных организаций оформляется на фирменном бланке. В шапке нужно указать название адресата и его реквизиты, а также конкретного получателя — ответственное лицо. Можно адресовать двум и более получателям одновременно. При этом можно указать либо список имен, либо перечень должностей. Прописывать фамилию и инициалы не обязательно, но желательно с точки зрения делового этикета.

Нумерация писем производится согласно правилам делопроизводства организации, которые устанавливаются локальными актами. Делопроизводство некоторых направлений регулируются отраслевыми актами (нотариат, вооруженные силы). Как правило, требуется указать входящий или исходящий номер и дату получения или отправления.

Текст рекомендуем начинать с фраз: «Высылаем вам…», «Представляем вам…», с целью выделения ключевой формулировки. После этого перечислите документы, которые направляете, с фиксацией их номера и даты (при наличии). В заключительной части необходимо обратить внимание на цель отправления. Уместны следующие формулировки:

  • прошу подтвердить получение;
  • прошу подписать договор и возвратить в срок до;
  • прошу согласовать текст договора и возвратить с комментариями (направить протокол разногласий);
  • прошу использовать в соответствии с прямым назначением;
  • прошу обеспечить сохранность конфиденциальной информации.

В тексте возможно выделять жирным или подчеркнутым шрифтом фразы, которые имеют наиболее важную смысловую нагрузку.

Обязательное составьте опись всех документов, которые направляете. При этом, чтобы в будущем избежать возможных разногласий, рекомендуется унифицировать каждый элемент перечня, указать полное название, количество экземпляров и листов каждого документа. Например, «Договор на поставку канцелярских товаров № 4 от 01.06.2017 года в 2 экз. на 5 листах каждый». В заключении рекомендуется прописать количество пунктов приложения и общее количество листов: «Итого направлено 2 документа на 13 листах».

Сопроводительные документы скрепляются подписью руководителя или ответственного лица, если это предусмотрено правилами делопроизводства. Наличие подписи главного бухгалтера или иного лица финансовой службы не обязательно. Тем не менее, рекомендуем предусмотреть правилами делопроизводства схему информирования бухгалтерии, чтобы избежать ситуации, когда отсутствуют необходимые согласования.

Что касается печати, то в 2019 году юридические лица не обязаны иметь круглую печать для удостоверения издаваемых документов, в том числе и писем (82-ФЗ от 06.04.2015). Поэтому наличие ее на бланке остается на усмотрение делопроизводителей.

Договор об оказании удаленных услуг

Добрый день, я ИП, занимаюсь в основном наладкой компьютеров. Многие малые неисправности могу устранить посредством удаленного доступа к клиенту (то есть сидя у себя

Смотрите так же:  Договор в медицине

дома могу устранить неисправность в компьютере клиента который может находится в другом городе или стране). Вопрос

как предварительно правильно заключить договор об оказании услуг чтобы в последствие клиент получив услугу не отказался

от оплаты. Для примера возьмем ситуацию когда клиент в другом городе и обмен письмами с подписанными договорами неприемлем так как помощь требуется срочная и нет времени на переписку.

Ответы юристов (6)

Для примера возьмем ситуацию когда клиент в другом городе и обмен письмами с подписанными договорами неприемлем так как помощь требуется срочная и нет времени на переписку.

В любом случае нужна переписка, как минимум вы должны отправить клиенту договор (по электронной почте) который он должен подписать отсканировать и отправить Вам, в договоре вы можете предусмотреть что документы отправленные и полученные по электронной почте или факсимильной связью имеют силу.

Есть вопрос к юристу?

Добрый день, Андрей!

Для примера возьмем ситуацию когда клиент в другом городе и обмен письмами с подписанными договорами неприемлем так как помощь требуется срочная и нет времени на переписку.

Если у Вас не будет вообще накакой переписки, то это плохо. Как вариант — записывать телефонный разговор и перед началом консультации оговаривать, что мол услуга платная, то есть заключить договор устно (обязательно обговорив дату разговора).

Но тут нужно будет как минимум, чтобы клиент Вам свои паспортные данные по телефону сказал, что проблемно, но в другом случае можно будет всегда заявить, что это не я с Вами говорил и т.п.

Либо иной вариант — если у Вас есть сайт, то перед консультацией Вы просите клиенте оставить там свои данные и поставить галочку «согласен» под предложенной Вами офертой.

С Уважением,
Васильев Дмитрий.

В таком случае никак, только если у вас будет и у него электронная подпись, тогда вы можете пописать договор онлайн за пару минут!

соглашусь решить вопрос ЭЦП можно но это не распространено.

только договор на оказание услуг, с определением тарифа и стоимости.

в соответствии с указанным договором предусматриваете что договор может быть подписан посредством подписания его посредством факсимильной связи, что позволяет считать его оригиналом, но данный договор следует получить подписанным пусть и после оказания услуг.

приём заказа осуществлять на основании подписанной заявки, а выполнение на основании акта.

всё это получать подписанным в скане. в договоре и в актах указать что официальным почтовым ящиком обмена документами являются и переписку вести по этим каналам.

а вообще лучше работать по предоплате.

и ещё момент вы защитить себя можете своей же силой. если вы можете что то наладить удалённо, то так же вы можете что то и испортить.

думаю зная об этом заказчик не будет шутить.

Конечно лучше будет предоплата.

Но в принципе, можно разработать типовой договор оказания услуг, в котором прописать примерно такой пункт:

1. Стороны договорились, что в процессе исполнения условий настоящего Договора будут осуществлять постоянную связь посредством обмена корреспонденцией, которая может направляться с использованием средств: а) факсимильной связи с обязательным подтверждением получения в тот же день путем возврата копии запроса с пометкой «получено» и указанием даты получения и подписью лица, принявшего запрос (подписи уполномоченных представителей сторон в такой переписке имеют силу собственноручных); б) по электронной почте с обязательным подтверждением получения в тот же день путем ответа на электронное сообщение (с приложением копии запроса) с пометкой «получено» и указанием даты получения. Автоматическое уведомление программными средствами о получении электронного сообщения по электронной почте, полученное любой из Сторон, считается аналогом такого подтверждения.

1.2. Сообщения направляются по следующим телефонам и электронным адресам:

а) в адрес исполнителя «___________» по тел./факсу (495) ____________ и по e-mail _________@mail.ru;

б) в адрес заказчика «_________» по тел./факсам (495) __________ и по e-mail _____@yandex.ru.

Все уведомления и сообщения, отправленные Сторонами друг другу по вышеуказанным адресам электронной почты и/или по телефонным номерам, признаются Сторонами официальной перепиской в рамках настоящего Договора.

1.3. Датой передачи соответствующего сообщения считается день отправления факсимильного сообщения или сообщения электронной почты. 1.4. Ответственность за получение сообщений и уведомлений вышеуказанным способом лежит на получающей Стороне. Сторона, направившая сообщение, не несет ответственности за задержку доставки сообщения, если такая задержка явилась результатом неисправности систем связи, действия/бездействия провайдеров или иных форс-мажорных обстоятельств.

Дополнительно отмечу, что на такую переписку можно ссылаться в качестве доказательства, но прямым безусловным доказательством она будет только при наличии электронной цифровой подписи. Но между тем встречается практика, где и без ЭЦП переписка признавалась относимым и допустимым доказательством

Я вижу выход только в частичной предоплате. Т.е. скидываете договор по электронной почте, получаете одобрение по его условиям, скан подписанного со стороны заказчика договора, направляете оригинал в двух экземплярах почтой, параллельно клиент вносит определенную договором сумму предоплаты с назначением платежа «по такому-то договору». Соответственно, когда договор вернется подписанным, получится, что хронология соблюдена — подписали договор, после этой даты заказчик исполнил обязательство по предоплате.

Конечно, есть вероятность того, что заказчик договор «потеряет» и ограничит оплату суммой предоплаты, на этот случай нужно сохранять переписку, из которой следует согласование договора и порядка его подписания.

Либо вариант — на сайте выложить договор и предоставить клиенту возможность зарегистрироваться там и принять данную оферту, поставив галочку. Впоследствии могут быть проблемы с доказыванием того, что это именно данный гражданин принял договор на предложенных условиях.

Ищете ответ?
Спросить юриста проще!

Задайте вопрос нашим юристам — это намного быстрее, чем искать решение.

Можно ли считать доп соглашение к договору уведомлением об изменении стоимости услуг?

Здравствуйте. Подскажите, пожалуйста, можно ли считать доп.соглашение к договору как уведомление о повышении стоимости услуг, оказываемых по договору? Потому что в договоре прописан порядок уведомления о таком повышении.

Ответы юристов (6)

Анастасия, добрый день!

Как дословно прописан пункт об уведомлении о повышении стоимости услуг в договоре​?

Уточнение клиента

Об изменении стоимости работ Исполнитель обязан уведомить Заказчика за 20 календарных дней до даты начала применения новых тарифов.

19 Января 2018, 10:59

Есть вопрос к юристу?

Об изменении стоимости работ Исполнитель обязан уведомить Заказчика за 20 календарных дней до даты начала применения новых тарифов.

Я больше склоняюсь к тому, что подписание сторонами дополнительного соглашения о повышении стоимости услуг является надлежащим уведомлением, так как стороны согласились внести изменение в договор, однако во избежание разногласий, предлагаю, направляя контрагенту указанное дополнительное соглашение, сделать это с сопроводительным письмом, например:

В соответствии с пунктом ___ договора, заключенного между ООО 1 и ООО 2 (далее — Договор), уведомляю Вас об изменении стоимости работ по Договору.

Направляю Вам подписанное ООО 1 дополнительное соглашение в двух экземплярах. Один экземпляр прошу подписать, скрепить печатью и направить в адрес ООО 1».

Анастасия, уточните пожалуйста что именно прописано в доп.соглашении? Те услуги которые не указаны в основном договоре или увеличение объемов? О каком виде услуг идет речь ?​

Уточнение клиента

В доп.соглашении указано повышение стоимости услуг, обозначенных в основном договоре. Услуги представляют собой погрузочно-разгрузочные работы.

Смотрите так же:  Гражданский кодекс статья 156

19 Января 2018, 11:21

Дополнительное соглашение подписанное сторонами является основанием для изменения в основной договор. Если в основном договоре погрузочно-разгрузочные работы не указаны, а основной договор как я понимаю на доставку, то все в рамках действующего законодательства. Доп соглашение было подписано добровольно, насколько я понимаю или нет ?

Уточнение клиента

В основном договоре тоже указаны погрузочно-разгрузочные работы.

19 Января 2018, 11:27

Тогда в дополнительном соглашении увеличена их стоимость? Любое дополнительное соглашение является изменением к договору и его частью. Все доп. соглашения подписываются сторонами добровольно. Можете процитировать как сформулировано это соглашение? Вы заказчик или перевозчик ?

Уточнение клиента

Заказчик. В доп.соглашении прописаны новые тарифы, однако, в договоре указано, что исполнитель извещает об изменении тарифов за 20 календарных дней до даты начала применения тарифов.

19 Января 2018, 11:33

Основной договор имеет большую юридическую силу, получив уведомление об увеличении тарифа Вам нужно письменно ответить, что поскольку в основном договоре прописано что Вас должны уведомить за 20 календарных дней, то и увеличение тарифа не с даты получения уведомления, а через этот промежуток времени.

Ищете ответ?
Спросить юриста проще!

Задайте вопрос нашим юристам — это намного быстрее, чем искать решение.

«Договора» или «договоры», как правильно? Ударение в слове

В соот­вет­ствии с нор­ма­ми мор­фо­ло­гии пра­виль­ной явля­ет­ся фор­ма суще­стви­тель­но­го мно­же­ствен­но­го чис­ла «догово́ры» с уда­ре­ни­ем на тре­тьем сло­ге сло­ва.

В живой раз­го­вор­ной речи часто слы­шат­ся раз­ные вари­ан­ты про­из­но­ше­ния инте­ре­су­ю­ще­го нас сло­ва:

Какой вари­ант явля­ет­ся пред­по­чти­тель­ным с точ­ки зре­ния норм рус­ско­го лите­ра­тур­но­го язы­ка или оба вер­ны?

Форма множественного числа слова «договор»

В рус­ском язы­ке суще­стви­тель­ные в фор­ме име­ни­тель­но­го паде­жа мно­же­ствен­но­го чис­ла име­ют окон­ча­ния -ы(-и) либо -а(-я).

Единого пра­ви­ла, регу­ли­ру­ю­ще­го выбор того или ино­го окон­ча­ния в фор­ме име­ни­тель­но­го паде­жа мно­же­ствен­но­го чис­ла суще­стви­тель­ных, пока не суще­ству­ет, поэто­му обра­ща­ем­ся к сло­ва­рю либо про­сто запо­ми­на­ем пра­виль­ные фор­мы име­ни­тель­но­го паде­жа мно­же­ствен­но­го чис­ла суще­стви­тель­ных, напри­мер:

С точ­ки зре­ния мор­фо­ло­ги­че­ской нор­мы совре­мен­но­го рус­ско­го лите­ра­тур­но­го язы­ка пра­виль­ной явля­ет­ся фор­ма мно­же­ствен­но­го чис­ла суще­стви­тель­но­го «дого­во­ры» с окон­ча­ни­ем .

К кон­цу года все дого­во­ры о стра­хо­ва­нии авто­мо­би­лей долж­ны быть оформ­ле­ны.

Нашей ком­па­ни­ей заклю­че­ны дого­во­ры о постав­ке втор­сы­рья для после­ду­ю­щей пере­ра­бот­ки.

На сто­ле дирек­то­ра заво­да лежат в спе­ци­аль­ной пап­ке непод­пи­сан­ные дого­во­ры.

Мы реши­ли рас­торг­нуть дого­во­ры с постав­щи­ка­ми ком­плек­ту­ю­щих.

Ударение в формах слова «договор»

Ударение в сло­ве «дого­вор» ста­вит­ся на глас­ный «о» тре­тье­го сло­га:

Это уда­ре­ние сохра­ня­ет­ся во всех падеж­ных фор­мах рас­смат­ри­ва­е­мо­го суще­стви­тель­но­го. Понаблюдаем за изме­не­ни­ем по паде­жам и чис­лам это­го сло­ва и поста­нов­кой уда­ре­ния в его фор­мах:

  • и. п. что? догово́р, догово́ры
  • р. п. бланк чего? догово́ра, догово́ров
  • д. п. доба­вим к чему? к догово́ру, к догово́рам
  • в. п. под­пи­сан что? догово́р, догово́ры
  • т. п. инте­ре­су­ем­ся чем? догово́ром, догово́рами
  • п. п. узна­ли о чём? о догово́ре, о догово́рах

Литературными вари­ан­та­ми явля­ют­ся фор­мы суще­стви­тель­но­го един­ствен­но­го и мно­же­ствен­но­го чис­ла, при про­из­но­ше­нии кото­рых уда­ре­ние пада­ет на тре­тий слог сло­ва:

Произношение сло­ва «до́говор — до́говоры» с удар­ным глас­ным пер­во­го сло­га явля­ет­ся допу­сти­мым, но име­ет сти­ли­сти­че­ский раз­го­вор­ный харак­тер.

Форма име­ни­тель­но­го паде­жа мно­же­ствен­но­го чис­ла «дого­во­ра́«, часто исполь­зу­е­мая в живой речи, так­же явля­ет­ся раз­го­вор­ной.

Добрый день, уважаемые юристы.

Наша фирма расположена в Москве, периодически возникает необходимость подписания договоров с компаниями, которые находятся в других городах, например, в Уфе. Мы в договорах являемся исполнителем. Для оперативности обмениваемся сканами договора. Кроме договора имеется переписка, безналичная оплата заказчика по счету с указанием номера договора.

1) Имеет ли юридическую силу скан договора в суде?

2) Как максимально обезопасить свою фирму при заключении подобных договоров?

Ответы юристов (16)

Имеет ли юридическую силу скан договора в суде?
Сергей

Поскольку его возможно подтвердить иным способом, то суд потребует предоставления подлинника. Это общее правило ГПК РФ.

Как максимально обезопасить свою фирму при заключении подобных договоров?
Сергей

Переписка и безналичная оплата с выписками со счетов банка будет подтверждать факт заключения Вами договоров.

Есть вопрос к юристу?

Скан-копия договора будет иметь силу в суде только если по требованию суда вы сможете предоставить оригинал договора с синими подписями обеих сторон договора.

2) Как максимально обезопасить свою фирму при заключении подобных договоров?
Сергей

Надо всегда пересылать подписанные договора почтой либо курьерской службой, чтобы та сторона его тоже подписала и вернула 1 экземпляр вам. Чтобы у вас всегда был подписанный синей ручкой оригинал.

Сканы можно предъявлять, если никак по-другому нельзя подтвердить заключение Вами договоров.

1) Имеет ли юридическую силу скан договора в суде?
Сергей

Сам по себе не имеет. Его заключение нужно будет подтверждать другими доказательствами — оплатой, перепиской и т.д.

2) Как максимально обезопасить свою фирму при заключении подобных договоров?
Сергей

Варианта два: 1. Подписывать договоры ЭЦП. 2. Обмениваться письменными договорами, в них на случай будущих изменений и дополнений прописать возможность обмена по электронной почте с указанием конкретного ящика.

1. Обмениваясь сканами договора, требуйте в последующем присылать вам оригиналы. Такая практика достаточна распространена.

2. Юридическую силу в суде имеет оригинал или заверенная копия договора.

Скан по-сути, это та же копия. В любом случае суд истолковывая договор или устанавливая наличие фактических договорных отношений между контрагентами исследует все документы и обстоятельства, в том числе переписку, факсограммы, обычаи делового оборота, факт поступления платежей и.т.д.

Ссылка на норму Гражданского кодекса

Статья 431. Толкование договора
При толковании условий договора судом принимается во внимание буквальное значение содержащихся в нем слов и выражений. Буквальное значение условия договора в случае его неясности устанавливается путем сопоставления с другими условиями и смыслом договора в целом.
Если правила, содержащиеся в части первой настоящей статьи, не позволяют определить содержание договора, должна быть выяснена действительная общая воля сторон с учетом цели договора. При этом принимаются во внимание все соответствующие обстоятельства, включая предшествующие договору переговоры и переписку, практику, установившуюся во взаимных отношениях сторон, обычаи, последующее поведение сторон.

3. Также рекомендую проводить тщательную проверку контрагента, особенно когда речь идёт о крупных суммах.

Имеет при предоставлении оригинала В суде скан- не примут. Обменивайтесь договорами по почте, направляйте заказными письмами с уведомлением

2) Как максимально обезопасить свою фирму при заключении подобных договоров?
Сергей

Добрый день. Ни одно доказательства в суде не имеет заранее установленном силы, поэтому такие договоры могут быть приняты в суде как доказательства.

Поясните что значит обезопасить? От чего?

Согласно ст. 434 ГК РФ:

2. Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена письмами, телеграммами, телексами, телефаксами и иными документами, в том числе электронными документами, передаваемыми по каналам связи, позволяющими достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

Электронным документом, передаваемым по каналам связи, признается информация, подготовленная, отправленная, полученная или хранимая с помощью электронных, магнитных, оптических либо аналогичных средств, включая обмен информацией в электронной форме и электронную почту.

Уточнение клиента

Галина, к сожалению, Вы не ответили на мои вопросы.

09 Июня 2015, 15:25

Когда договор заключается с помощью факса, он имеет силу, пока одна из сторон его не оспорит.

Смотрите так же:  Алименты если дочь вышла замуж

Если такой спор возникает, то решение будет выноситься на основании оригинал договора.

Если в оригинале договора будет условие о передаче документов по факсу или электронной почте, то они могут иметь силу.

документ, отправленный по факсу, нужно идентифицировать по времени и отправителю, чтобы признать за ним юридическую силу. Можно сделать запрос оператору связи, чтобы тот указал кто и когда отправлял документ. Есть еще журналы учета входящей и исходящей документации.

В арбитраже возможно, что такой документ будет иметь силу, а вот в общей юрисдикции не думаю.

На самом деле даже копия договора при определенных условиях может иметь значение в суде. В особенности когда другая сторона не может предоставить иной текст договора и совершила по нему конклюдентные действия, а также упоминала его в переписке.

Безусловно наилучшим вариантом было бы получение подлинника договора. Но известно, что многие умышленно или по случайности забывают переслать подлинник договора. Поэтому в таких случаях старайтесь скрупулезно указывать в своей переписке номер, дату, пункты договора на которые ссылаетесь, а также просите в назначении платежа заказчика указать все его реквизиты.

Статья 434 ГК Форма договора

Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

Однако, при заключении договора допускается использование всех форм современной связи, в том числе электронной, при условии, что она позволяет достоверно определить, что документ исходит от стороны по данному договору. Для этого при разрешении возникшего спора необходима оценка всех имеющихся по делу материалов.

Советую не рисковать, а обменяться оригиналами документов с помощью почтового отправления, поскольку суды крайне неохотно принимают в качестве доказательства «иные» документы, кроме как «живых» договоров или их факсимильных копий.

Добавлю только, что в отдельных случаях закон прямо предусматривает особый порядок заключения договор, при котором обмен письмами не будет являться достаточным доказательством. В частности, если:

— предусмотрен обязательный нотариальный порядок удостоверения сделки (п. 1 ст. 161 ГК РФ);

— предусмотрена обязательная государственная регистрация договора;

— предусматрен обязательный порядок проведения торгов для заключения договора;

— стороны заранее оговорили, что договор будет заключен только путем подписания единого документа (п. 4 ст. 434 ГК РФ);

— в силу закона договор может быть заключен только путем подписания единого документа (п. 4 ст. 434 ГК РФ). Это договоры продажи недвижимости, продажи предприятия, аренды здания или сооружения, аренды предприятия, договор страхования.

Суды в таких случаях, как правило, исходят из того, что представленные в доказательство документы не отвечают требованию закона к форме договора.

В отношении остальных видов договоров основной риск и сложность при использовании электронной переписки состоит в том, чтобы доказать факт отправления письма именно контрагентом, а не кем-то другим.

Все делают так, согласовывают договор с контрагентом, подписывают у руководства и направляют по факсу или электронной почте, а оригиналы направляют через почтовое отделение. Контрагент получает их, подписывает и направляет вам.

Судебная практика есть по таким спорам.

«Предметом рассмотрения в Международном коммерческом арбитражном суде при Торгово-промышленной палате РФ (далее – МКАС при ТПП РФ) стал вопрос о действительности изменений контракта, совершенных посредством сообщений по факсу. Доводы ответчика об их недействительности, поскольку они не были совершены в письменной форме, не были признаны обоснованными.

Истец доказал, что:
факсимильные сообщения об изменении условий поставки товара были выполнены на бланках московского представительства фирмы ответчика, подписаны представителем ответчика, являющимся тем же лицом, которое подписало с истцом основной контракт и чьи полномочия сторонами не оспариваются;
в верхнем левом углу факсов имеется отбивка, содержащая название отправителя – фирмы ответчика и номер факса (который принадлежал представительству этой организации в Москве).
Не имеет значения, какой факс использовал для передачи сообщений представитель ответчика (установленный в его офисе или в офисе представительства). Поэтому МКАС при ТПП РФ сделал вывод о том, что указанные документы действительны и направлялись именно ответчиком.»

Если совершены действия прямо выражающие ответчика волю установить правоотношения по совершению сделки, т.е. были совершены действия по выполнению условий договора, например, принятие товара или услуг, то суд будет руководствоваться ст.ст. 433, 434, 435 и 438 ГК РФ и посчитает скан. договора допустимым доказательством. А еще было бы хорошо иметь накладные (если договор поставки) или акты выполненных работ (если договор об оказании услуг) со ссылкой на договор.

2) Как максимально обезопасить свою фирму при заключении подобных договоров?
Сергей

Частичной предоплатой со ссылкой на договор.

1. Подписывать договоры ЭЦП.
Наумова Анастасия

Скан не позволяет достоверно установить, что документ исходит от стороны договора и, следовательно, не может считаться надлежащим соблюдением формы договора. Кроме того, скан не позволяет зафиксировать содержание документа, в него возможно внести изменения. При этом в случае спора суд может не принять во внимание содержащиеся в договоре условия о правилах подписания актов, что подставит под сомнение и акты тоже, а значит и сам факт оказания услуг.

Если стоимость услуг значительна, рекомендуется во всех случаях направлять оригиналы договоров почтой России либо курьерской службой. Второй вариант, кстати, хотя и дороже, но достаточно оперативный — максимум два-три дня по России.

Также рекомендуется направлять оригиналы документов в случаях, когда предполагается длительная работа по договору.

Чтобы сделать процесс обмена оригиналами документов еще быстрее, просите контрагента распечатать договор в двух экземплярах, подписать и прислать вам. Таким образом, получение договора в оригинале займет минимальное время.

Если стоимость услуг небольшая, а услуга разовая и короткая по времени, можно рисками пренебречь, сэкономив на почтовых расходов. Некоторые «хитрые» контрагенты этим, конечно, воспользуются, и вы ничего не сможете сделать, но практика показывает, что их будет немного.

Ищете ответ?
Спросить юриста проще!

Задайте вопрос нашим юристам — это намного быстрее, чем искать решение.