Содержание:

Примерная форма приказа об утверждении должностной инструкции в новой редакции (подготовлено экспертами компании «Гарант»)

Приказ
об утверждении должностной инструкции в новой редакции

г. [ место издания приказа ]

[ число, месяц, год ]

В целях актуализации локальных нормативных актов, регламентирующих профессиональную деятельность работников [ наименование организации ], на основании [ наименование нормативного правового акта, например, об утверждении нового профессионального стандарта ] приказываю:

1. Утвердить должностную инструкцию [ наименование должности ] в новой редакции и ввести ее в действие с [ число, месяц, год ].

2. С [ число, месяц, год ] считать утратившей силу [ наименование и реквизиты должностной инструкции в прежней редакции ].

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на [ должность, Ф. И. О. ].

Руководитель организации [ подпись, инициалы, фамилия ]

С приказом ознакомлены:

[ должность, подпись, инициалы, фамилия ]

[ число, месяц, год ]

Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете приобрести документ за 54 рубля или получить полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня.

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Примерная форма приказа об утверждении должностной инструкции в новой редакции

Разработана: Компания «Гарант», декабрь 2015 г.

Приказ об утверждении должностных инструкций

Составление приказа об утверждении должностных инструкций является завершающим этапом в процедуре разработки и закрепления документов, определяющих функции, права, полномочия и условия работы сотрудников предприятий и организаций.

Для чего нужны должностные инструкции и приказ по их утверждению

Роль должностных инструкций вполне понятна и проста: в них четко прописываются задачи, которые обязаны выполнять работники компаний, находящиеся на той или иной должности, а также сопутствующие их деятельности условия труда.

При этом должностные инструкции не являются строго необходимыми документами, однако имеют самое широчайшее распространение и касаются представителей любых профессий. Их наличие позволяет защитить работодателя от необоснованных претензий со стороны подчиненных, а сотрудников в свою очередь – от чрезмерной нагрузки и исполнения тех функций, которые не входят и их прямые обязанности.

Должностные инструкции разрабатываются в индивидуальном порядке в соответствии со штатным расписанием предприятия и утверждаются приказом руководства – без этого документа они не вступают в законную силу.

При этом все должностные инструкции могут периодически меняться в плане содержащейся в них информации в зависимости от потребностей и текущей ситуации на предприятии, но откорректированные документы также нужно утверждать при помощи приказа руководителя.

Следует отметить, что сведения, вносимые в данные документы должны строго соответствовать рамкам законодательства РФ и никоим образом не нарушать гражданские и трудовые права работников.

Именно поэтому составление должностных инструкций обычно входит в компетенцию руководителей структурных подразделений, а затем передается на проверку и утверждение штатному юрисконсульту компании или стороннему юристу – эта мера исключает наличие в нем грубых ошибок и условий, нарушающих права работников.

Можно ли заменить приказ другой формой утверждения

Приказ, так же как и сама должностная инструкция, не является обязательным документом, поэтому иногда вместо написания отдельной распорядительной бумаги достаточно просто поставить на должностной инструкции резолюцию руководителя.

Однако, если предприятие крупное, имеющее целый ряд структурных подразделений, работников и соответственно множество должностей, закрепленных в штатном расписании, директору намного проще и удобнее вводить должностные инструкции в действие при помощи одного приказа, чем визировать десятки отдельных документов.

Основание для приказа

Любой приказ должен быть чем-то обоснован и этот не исключение. Обычно в качестве основания дается ссылка на вполне конкретный закон, но в данном случае, прямого требования в законодательстве на написание и утверждение должностных инструкций нет.

Так что в тексте приказа достаточно просто написать что-нибудь вроде: «В связи с необходимостью соблюдения трудовой дисциплины и организации труда приказываю»…

Кто пишет приказ непосредственно

Приказ об утверждении должностных инструкций может составлять любой сотрудник организации, на которого возложена данная функция:

  • юрисконсульт,
  • специалист кадрового отдела,
  • секретарь и т.д.

Главное условие, чтобы человек имел четкое представление о том, как правильно составлять и оформлять этот документ.

После написания приказа его нужно обязательно передавать на подпись директору компании, поскольку без его автографа приказ не будет считаться действительным и впоследствии его легко можно будет оспорить в судебной инстанции.

Как составлять приказ

На сегодня стандартов по составлению приказов, утверждающих должностные инструкции нет. Так что предприятия и организации могут писать этот документ в произвольном виде или использовать образец, утвержденный в учетной политике фирмы. Однако некоторые сведения указывать в нем все же обязательно:

  • номер,
  • дату и место составления,
  • название компании,
  • полный перечень должностных инструкций, которые утверждает приказ.
Смотрите так же:  Договор об аренде исключительного права

В документе следует указать лиц, ответственных за его выполнение (эта часть касается ознакомления с должностными инструкциями работников предприятия), а сами должностные инструкции при необходимости можно отметить отдельным пунктом как приложение к приказу. Кроме того приказ может быть дополнен любой другой нужной информацией.

Как оформлять приказ

Единых норм по оформлению приказа, как и по его содержанию нет: он может быть написан на простом чистом листе А4 или даже А5 формата, причем как от руки, так и напечатан на компьютере.

Важное условие: приказ должен содержать оригинал подписи директора или иного сотрудника, уполномоченного на визирование распорядительных документов компании.

Также с ним под роспись следует ознакомить работников, ответственных за его исполнение.

Как хранить приказ

Создается приказ обычно в единственном экземпляре и затем регистрируется в журнале учета внутренних документов организации. В период действия приказ надо содержать совместно со всей прочей распорядительной документацией фирмы в месте, доступ к которому должен быть ограничен. После утраты актуальности он передается в архив предприятия, где хранится на протяжении срока, установленного законодательством или локальными нормативными актами компании (но не менее трех лет), после чего его можно утилизировать.

Образец приказа об изменении должностной инструкции

Как внести изменения в должностную инструкцию

Регламент оформления и изменения должностной инструкции (далее — ДИ) определяется работодателем самостоятельно (письмо Роструда «О порядке внесения…» от 31.10.2007 № 4412-6). Распространенными способами внесения изменений в ДИ являются:

  • подписание доп. соглашения к трудовому договору, если ДИ выступает приложением к нему;
  • утверждение новой редакции ДИ или оформление документа, содержащего реестр корректировок к изменяемой ДИ, если она является отдельным документом.

Разумеется, когда изменения в ДИ затрагивают и обязательные условия трудового договора, надлежит соблюсти установленный законом порядок информирования работника о таких изменениях (подробно об этом рассказывается в нашей статье Уведомление об изменении условий трудового договора).

Изменение положений ДИ может быть произведено только по приказу руководителя организации.

Приказ о внесении изменений в должностную инструкцию

Приказ об изменении должностной инструкции относится к категории распорядительных документов по основной деятельности организации (см. нашу статью Приказы по основной деятельности — это какие приказы?).

Поскольку применение типовых форм первичной учетной документации с 01.01.2013 является необязательным (см. информацию Минфина России «О вступлении в силу…» от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012). Частная компания может оформлять данный приказ в произвольной форме с учетом правил делопроизводства, принятых на конкретном предприятии.

В структуру приказа надлежит включить следующую информацию:

  • основания для внесения изменений в ДИ (например, в связи с внесением корректив в штатное расписание при возложении на работника дополнительных обязанностей или, наоборот, исключении из его компетенции определенных функций и т. д.);
  • список корректировок, вносимых в ДИ.

Данный приказ регистрируется в журнале приказов по основной деятельности и должен храниться на постоянной основе (п. 19 приказа Минкультуры России «Об утверждении…» от 25.08.2010 № 558).

Названный документ может быть составлен на основе предлагаемого нами шаблона, размещенного по ссылке: Приказ об изменении должностной инструкции — образец.

Итак, приказ об изменении должностной инструкции может быть составлен в свободной форме (для частных организаций) и должен содержать сведения об основаниях для изменения ДИ и список вносимых таким образом изменений.

Такой приказ относится к распорядительной документации по основной деятельности и подлежит хранению на постоянной основе.

Приказ о внесении изменений в должностную инструкцию

При необходимости внести какие-либо исправления в должностную инструкцию работника предприятия от лица директора должен быть издан соответствующий приказ.

Коротко о том, что такое должностная инструкция

Должностная инструкция – это один из основных документов организации, посредством которого регламентируются функции, ответственность, права и условия работы каждого сотрудника компании. Сейчас наличие документа не является строго обязательным, тем не менее, во многих фирмах, он по-прежнему имеет распространение.

По каким причинам чаще всего меняется должностная инструкция

Данный документ обычно формируется непосредственно после регистрации предприятия по каждой позиции штатного расписания на неопределенный срок. В дальнейшем, как показывает практика, чаще всего должностная инструкция претерпевает изменения по следующим причинам: переменах в структуре организации (уменьшении или увеличении подразделений и отделов), сокращении персонала, перераспределении трудовых функций с целью оптимизации работы сотрудников. Также корректировка должностных инструкций может потребоваться при внесении правок в законодательство.

Для чего нужен приказ

Просто так взять и поменять какие-то строчки в должностной инструкции работника предприятия нельзя. Это довольно серьезная процедура, которая включает в себя несколько этапов и самым первым является издание приказа о внесении изменений.

Приказ – это распорядительный акт, на основании которого другие сотрудники компании реализуют начальственные указания.

Отсутствие приказа в случае проверок деятельности организации государственными надзорными органами может привести к административному наказанию директора и самого юридического лица.

Порядок внесения изменений

При необходимости поправить должностную инструкцию кого-либо из работников предприятия, первым делом, как уже было сказано выше, нужно издать соответствующий приказ. Далее, если изменение касается ключевых условий трудового договора, надо в письменном виде уведомить сотрудника компании о намечающихся правках. После этого, следует подписать с ним дополнительное соглашение к трудовому договору, где также нужно обозначить пункты должностной инструкции, подвергшиеся корректировке.

Как часто можно вносить изменения

Изменения в должностную инструкцию можно вносить сколько угодно раз.

Смотрите так же:  Налог на прибыль за 9 месяцев 2019 авансовые платежи

Тем не менее, если правки затрагивают большой объем документа, целесообразнее, вместо редактирования старой инструкции, создать и утвердить новую.

На сегодняшний день приказ о внесении изменений в должностную инструкцию, ровно как и любой другой подобный документ, можно делать в свободной форме. Однако это не касается государственных учреждений, где есть унифицированные бланки приказов и тех предприятий, руководство которых разработало и утвердило свой собственный формуляр документа – при наличии такового использовать следует именно его. При этом вид приказа должен быть обозначен в учетной политике фирмы.

Как оформить приказ, особенности документа

К оформлению приказа, так же как и к его содержанию, никаких особых требований закон не предъявляет. Это обозначает одно: составлять его можно на простом листке бумаги, при этом допустимо делать текст как отпечатанным, так и рукописным. Правда, приказ, сделанный в электронной форме, после окончательной подготовки следует обязательно распечатать, чтобы все, кого он касается, могли поставить в нем свои подписи.

Чьи автографы должны наличествовать в документе

Поскольку все приказы издаются от имени директора, он первым должен поставить под данным распоряжением свою подпись.

Кроме него в бланке должны отметиться все лица, к которым он имеет отношение, а также те сотрудники предприятия, на которых возложена ответственность за исполнение приказа. Следует сказать, что работники организации в некоторых случаях могут оставить свои автографы об ознакомлении не непосредственно в самом приказе, а в отдельном акте или ведомости (это особенно актуально в крупных компаниях, где большое количество персонала).

Печать в документе не является строго обязательным условием его подлинности, но если указание на ее применение есть в нормативно-правовых актах фирмы, то приказ все же следует завизировать при помощи штемпельного изделия.

Как учитывать и хранить

Приказ, как один из основных документов, регулирующих деятельность организации, подлежит определенному учету. Для этого сведения о нем нужно внести в специальный учетный журнал, где достаточно сделать отметку о дате его выпуска и номере. После этого готовый и подписанный всеми заинтересованными лицами бланк следует подшить туда же, где уже лежат другие аналогичные бумаги. Здесь он должен находиться в наличии на протяжении периода, установленного в законодательстве или же в течение срока, прописанного в учетной политике предприятия.

Образец приказа о внесении изменений в должностную инструкцию

Если вам надо сделать приказ о внесении изменений в должностную инструкцию, с которым вы прежде не сталкивались, изучите его образец и подробный разбор – с его помощью вы без проблем создадите правильное распоряжение.

  1. Для начала впишите в документ название компании, затем присвойте приказу номер, укажите место и дату его создания.
  2. Далее формируйте основную часть. Здесь нужно обязательно обозначить основание для составления распоряжения (т.е. дать ссылку на закон или внутренний акт компании, имеющий непосредственное отношение к создаваемому документу), а также обоснование (т.е. реальный повод).
  3. Затем внесите наименование должности, функции по которой меняются, и по порядку впишите в приказ указание на те пункты должностной инструкции, которые подлежат правкам.
  4. Включите новую редакцию каждого пункта, затем отметьте сотрудника, который будет нести ответственность за исполнение данного распоряжения.
  5. В конце не забудьте озаботиться сбором подписей под документом.

Приказ об утверждении должностной инструкции

Наличие должностных инструкций в организации не обязательно, но рекомендовано. И если в компании принято решение их использовать, они разрабатываются для каждой единицы в штате.

Образец приказа об утверждении должностной инструкции

ПРИКАЗ

Российская Федерация, город __________ «___» __________ ____ г.

В целях организации дисциплины труда и установления должностных обязанностей работников

1. Утвердить должностные инструкции работников, предусмотренных штатным расписанием.

2. Ознакомить работников с должностными инструкциями под роспись.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на отдел кадров.

_________________________ _________________ /________________________/

Должность Подпись Фамилия И.О.

Примечание к документу.

Настоящий приказ может быть использован для утверждения должностных инструкций работников. Аналогичным образом могут быть утверждены правила внутреннего распорядка и прочие внутренние документы.

Разработка проекта приказа об утверждении должностной инструкции

Наличие должностных инструкций в организации не обязательно, но рекомендовано. И если в компании принято решение их использовать, они разрабатываются для каждой единицы в штате.

Вводится в действие инструкция после ее утверждения руководителем компании. Согласно ГОСТу Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введенному в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 года № 65-ст, утверждение документов может происходить 2 способами:

  • на самом документе проставляется гриф утверждения;
  • для этих целей издается отдельный распорядительный документ (если должностная инструкция утверждается руководителем компании, то распорядительным документом является приказ, а если другими должностными лицами, то распоряжение). [Образец приказа об утверждении должностной инструкции]

Применение второго способа имеет преимущество, когда утверждается сразу несколько должностных инструкций. Тогда в одном приказе перечисляются все должности, для которых вводятся в действие инструкции.

Разработка проекта приказа об утверждении должностных инструкций — образец этого документа и потом будет использоваться в организации — происходит один раз. В дальнейшем берется этот образец и в него вводятся нужная дата и перечень утверждаемых инструкций.

За разработку проекта приказа отвечает назначаемое руководством лицо, чаще всего это кто-то из кадровых работников.

Утверждение новой должностной инструкции

Порядок утверждения должностных инструкций может быть закреплен в компании локальным актом, но это необязательное условие.

Обычно утверждение новой должностной инструкции происходит по следующему алгоритму:

разрабатывается проект конкретной инструкции;
издается приказ об утверждении должностной инструкции;
приказ вместе с инструкцией согласовывается юридическим отделом (юристом) и отдается на подпись руководителю компании;
приказ регистрируется в книге (журнале) регистрации, и ему присваивается определенный номер; сама должностная инструкция также может регистрироваться в отдельном журнале, если такой заведен.

Смотрите так же:  Как оформить комбайн

Должностная инструкция становится обязательной для сотрудника после ознакомления его под расписку с документом.

Какие реквизиты должны быть в приказе?

В ГОСТе Р 6.30-2003 раскрывается вопрос об обязательном включении отдельных реквизитов в такую форму документа, как приказ. Здесь должны присутствовать:

  • наименование организации;
  • название документа (ПРИКАЗ);
  • дата и регистрационный номер;
  • текст документа;
  • место для подписи должностного лица, утверждающего приказ, с указанием должности;
  • отметка об исполнителе;
  • место для виз согласования, если это необходимо.

Подпись сотрудника после ознакомления с документом проставляется на специальном листе, который является частью должностной инструкции.

Приказ об утверждении должностной инструкции утверждается руководителем компании, и только после этого ее можно использовать. Для внесения изменений в документ их тоже придется утверждать. А с введением в действие новой инструкции старая теряет силу.

Что такое должностная инструкция?

Как её составить?
Подробно расскажем в статье «Должностная инструкция»
+ образцы инструкций!

Образец приказа об утверждении должностной инструкции

Нужно ли утверждать должностные инструкции приказом

Работодатель самостоятельно принимает решение о том, в каком порядке оформлять должностные инструкции (далее — ДИ) и вносить в них изменения (см. письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6).

Обычно правила оформления и утверждения ДИ определяются специальным положением о ДИ. Так, положением может быть предусмотрено, что для утверждения ДИ обязательно издание соответствующего приказа. Более подробно об этом можно узнать из статьи по ссылке: Образец приказа о разработке должностных инструкций. В целом для утверждения ДИ может быть достаточно и специальной отметки (грифа об утверждении) на первой странице, если именно такой порядок предусмотрен внутренней документацией и правилами документооборота организации.

Кто утверждает и подписывает должностные инструкции

Как мы уже указали выше, порядок утверждения ДИ определятся работодателями самостоятельно. Обычно данная функция возлагается на руководителя организации. Могут потребоваться также визы юридической и кадровой службы предприятия — в зависимости от предусмотренного положением о ДИ порядка.

В качестве исключения можно обозначить ситуации, когда порядок утверждения ДИ вводится на уровне компетентных госорганов. В этой ситуации обособленные и структурные подразделения должны руководствоваться общим регламентом, утвержденным на уровне соответствующего ведомства (например, приложение 5 к приказу ФТС России от 11.08.2009 № 1458 и др.).

Более подробно о том, как именно нужно составлять ДИ, можно узнать из статьи по ссылке: Как правильно составить должностную инструкцию — образец.

Как утвердить должностную инструкцию: общий порядок

Обычный порядок утверждения должностной инструкции в частной организации включает хотя бы одно из перечисленных ниже действий:

  • Нанесение на первой странице ДИ грифа «Утверждаю», содержащего такие реквизиты, как наименование должности руководителя организации, его Ф. И. О., подпись, дату проставления грифа (см. п. 3.16 ГОСТ Р 6.30-2003).
  • Издание приказа об утверждении ДИ. Такой приказ может одновременно также содержать распоряжение о введении в действие утвержденных ДИ и/или отмене ранее действовавших ДИ и другие поручения (более подробно об этом далее).

При этом зачастую нанесения грифа утверждения вполне достаточно, хотя положением о ДИ может быть предусмотрена необходимость выполнения всех перечисленных выше действий.

Приказ об утверждении должностных инструкций

Типового/унифицированного образца такого приказа к настоящему моменту не существует, поэтому организация может разработать его самостоятельно с учетом требований ГОСТ Р 6.30-2003 и локальной документации.

При этом структура приказа может быть такой:

  • наименование документа, место и дата издания;
  • цель издания приказа;
  • распоряжение об утверждении конкретного перечня должностных инструкций;
  • иные сопутствующие распоряжения руководителя (например, о введении в действие утвержденных ДИ, проведении мероприятий по ознакомлению работников с текстом утвержденных ДИ);
  • распоряжение о возложении ответственности об исполнении приказа на конкретное лицо;
  • подпись руководителя;
  • отметка об ознакомлении с приказом ответственного за его исполнение лица.

Такой приказ может быть составлен на основе предлагаемого нами шаблона по ссылке: Приказ об утверждении должностной инструкции — образец.

Таким образом, порядок утверждения должностных инструкций определяется работодателем самостоятельно в локальной документации. При этом данный порядок может и не предусматривать необходимость издания приказа об утверждении ДИ, достаточно может быть и специального грифа об утверждении.